Uitbetaling van de reis- en verblijfkosten geschiedt op declaratiebasis via de salarisadministratie, of – voor personen die niet regulier in deze administratie zijn opgenomen – op de met hen overeen te komen wijze.
De gemaakte kosten worden alleen vergoed op basis van de bij de declaratie te overleggen bewijsstukken Vervoerbewijzen, parkeerbonnen, rekening eetgelegenheid, etc. Bij het ontbreken daarvan een kopie bank- of giroafschrift..
Geen aanspraak op vergoeding van kosten bestaat, indien een declaratie niet binnen drie maanden na de kalendermaand waarin de kosten zijn gemaakt bij de werkgever is ingediend.