Art. 2.5 Aanbestedingsbeleid Gemeente Eijsden-Margraten 2016 — Selectie, gunning en contract

aankondiging Bij de openbare inkoopvorm dient de opdracht te worden aangekondigd via een publicatie op TenderNed. In de aankondiging van een opdracht staat volgens welke voorwaarden en criteria partijen worden toegelaten tot de procedure van opdrachtverlening, hoe een eventuele voorselectie verloopt en volgens welke criteria u besluit wie de opdracht zal uitvoeren. In geval de opdracht Europees wordt aanbesteed, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG (dit wordt automatisch – weliswaar met enige vertraging – gedaan door TenderNed). Om dit te bewerkstelligen wordt de aankondiging van de opdracht gezonden aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. De gemeente kan ook een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de gemeente (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Een vooraankondiging heeft als voordeel dat termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort. Het is verstandig om onzekere omstandigheden (zoals subsidie of vergunning) bij de aankondiging van de opdracht en/of in het bestek/beschrijvend document (als opschortende, of ontbindende voorwaarde) te benoemen. criteria Om meerdere aanbieders in de markt goed te kunnen vergelijken en een goede en eerlijke keuze te kunnen maken (conform voormelde beginselen) is het van belang om heldere criteria en een heldere beoordelingssystematiek op te stellen. Het aanbestedingsrecht kent selectiecriteria en gunningcriteria. Selectiecriteria zien op de aanbieders, gunningscriteria zien op de aanbiedingen. In de selectiefase wordt aandacht besteed aan uitsluitingsgronden en gedragsverklaring aanbesteden, omzeteisen, competenties toegelicht met en door referenties. Er is een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) dat verplicht is bij Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures waarbij uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden gesteld. Als een aanbestedende dienst uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen stelt, dan moet de aanbestedende dienst controleren of de ondernemer bij zijn verzoek tot deelneming gebruik heeft gemaakt van het UEA. Met een UEA geeft de ondernemer aan; of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn, of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen (deze eisen heten in het UEA selectiecriteria) en of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria (deze criteria heten in het UEA criteria ter beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden). Gunningcriteria kunnen betrekking hebben op: kwaliteit, prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieukenmerken, gebruikskosten, duurzaamheid, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, datum en termijn voor levering of uitvoering. Doel bij het stellen en beoordelen van criteria is om op de beste prijs-kwaliteitverhouding te gunnen. Zie hierover meer hierna onder 3.1 en 4.2. Inschrijvers weten soms erg handig gebruik te maken van de scoringsmethodiek die voor de opdracht is bepaald. Zij weten bijvoorbeeld maximale punten te scoren door te schuiven met bedragen over de verschillende posten. Het kan zijn dat door handig inschrijven niet de beste aanbieding wint. Maar dat is dan het gevolg van een door de opdrachtgever ongelukkig opgestelde scoringsmethodiek. Om dit te voorkomen, verdient het aanbeveling de gunningsmethodiek voorafgaand aan de aanbesteding goed te testen en in het aanbestedingsdocument duidelijk aan te geven wat wel en niet is toegestaan. Als de opdracht in percelen is verdeeld, dan moet de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken aangeven of inschrijvers mogen of moeten inschrijven op: het totaal van de percelen, of op een combinatie van percelen, of op de percelen afzonderlijk. Een combinatie van deze mogelijkheden is ook mogelijk. Er kunnen ook voorwaarden worden gesteld aan het minimum of maximum aantal percelen waarop ingeschreven kan of moet worden. Een gemeente kan ook algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten opstellen die van toepassing kunnen worden verklaard op aanbestedingsprocedures voor leveringen en diensten. De bevoegdheid tot het vaststellen van Algemene inkoopvoorwaarden is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. inlichtingen In de verschillende fases van het aanbestedingsproces kunnen ondernemingen om een toelichting vragen over wat in de aankondiging, het bestek of de selectieleidraad is vermeld. De vragen in de selectiefase hebben vaak betrekking op de toepassing van uitsluitingsgronden, minimumeisen en selectiecriteria. In de gunningsfase zijn de vragen meestal gerelateerd aan het bestek, de toepassing van (sub)gunningscriteria, wegingsfactoren en bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. In een openbare procedure vallen selectie en gunning samen en kunnen inschrijvers vragen stellen over beide fasen. De antwoorden worden vastgelegd in een nota van inlichtingen die aan alle aanbieders en geïnteresseerden wordt verzonden. indiening De door de aanbestedende dienst voorgeschreven wijze van indiening (per post, in bus of per mail) en het uiterste tijdstip van indiening moet door de inschrijver nauwgezet worden nageleefd. Het gelijkheidsbeginsel vereist strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels. toetsing Na het verstrijken van de termijn voor inschrijvingen worden de inschrijvingen bekeken en strikt vertrouwelijk behandeld. Hiervan wordt een verslag van bevindingen opgesteld. De inschrijvers van de inschrijvingen (offertes) die aan de formele vereisten voor indiening voldoen worden vervolgens getoetst aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. niet gedane inschrijvingen Te laat ingediende inschrijvingen → ongeopend terug sturen naar de inschrijver Onvolledige inschrijvingen → terzijde leggen zonder kennis te nemen van de inhoud (voor de beoordeling relevante stukken ontbreken, bijvoorbeeld model-K verklaring, plan van aanpak, of prijsopgave) Niet-geschikte inschrijving: onregelmatig én onaanvaardbare inschrijving die geen enkel verband houdt met de opdracht (zie hierna onder ‘alsnog onderhands aan een derde gunnen’) onregelmatige inschrijving niet bestek conforme inschrijving voorwaardelijke inschrijving (bijvoorbeeld eigen leveringsvoorwaarden) inschrijving waarvan de prijs in samenspan is bepaald (manipulatieve inschrijving) onaanvaardbare inschrijving uitsluitingsgrond van toepassing voldoet niet aan de geschiktheidseisen niet aangegeven met welke onderaannemers zal worden samengewerkt aanzienlijk hogere inschrijving dan naar objectieve waardebepaling redelijk is (bewijslast) zodanige lage inschrijving, dat er gegronde reden is om te vrezen dat de inschrijver een fout heeft gemaakt of een irreële prijs heeft geboden om de opdracht te verkrijgen. Hierdoor kan een goede uitvoering van de opdracht in gevaar komen. Afwijzing op deze grond is slechts mogelijk nadat de inschrijver in de gelegenheid is gesteld om een toelichting te geven. proces verbaal De scores van alle inschrijvers worden in een scoringsdocument (proces verbaal van opdrachtverlening/ proces verbaal van gunning) op overzichtelijke wijze weergegeven. alsnog onderhands aan een derde gunnen Als bij een (niet-)openbare procedure geen of niet-geschikte inschrijvingen (zie definitie hiervoor als derde onder ‘niet gedane inschrijvingen) zijn ontvangen, of als er geen verzoeken om een uitnodiging tot deelneming zijn ingediend, kan volgens de Aanbestedingswet 2012 de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking worden toegepast (onderhandse gunning). Voorwaarde is dat de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk wijzigt en dat, op verzoek van de Europese Commissie, een verslag van de gevolgde procedure kan worden overlegd. niet gunnen Er is geen verplichting tot gunnen. Als ervoor wordt gekozen om niet te gunnen (bijvoorbeeld omdat er uitsluitend hoge inschrijvingen zijn die het budget overschrijden), dan mag dezelfde opdracht niet opnieuw en ongewijzigd worden aanbesteed. Afhankelijk van het stadium waarin de aanbesteding zich bevindt, kan de aanbestedende dienst bij het afbreken van de procedure in meer of mindere mate schadeplichtig zijn. Om de schadeplicht te beperken kan bij onzekere omstandigheden de opdracht onder opschortende dan wel ontbindende voorwaarde worden gegund. her aanbesteden Her aanbesteding is pas mogelijk na wezenlijke wijziging van de voorwaarden (geschiktheidseisen en specificaties) van de opdracht, of als na verloop van tijd de marktomstandigheden zodanig gewijzigd zijn dat met het budget wel een succesvolle aanbesteding verwacht mag worden. voornemen tot gunnen Aan de winnende inschrijver wordt een bericht van voornemen tot gunning verzonden. Deze voorlopige gunningsbeslissing betekent geen aanvaarding van het aanbod van de inschrijver als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek. Tegelijk met het voornemen tot gunning stuurt de aanbestedende dienst aan de overige inschrijvers een bericht van afwijzing. De Aanbestedingswet 2012 verplicht een aanbestedende dienst in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Dit om afgewezen inschrijvers (en eventueel gegadigden) de gelegenheid te bieden zich, binnen een standstill- termijn van twintig dagen, tegen een afwijzing te verzetten. standstill-termijn Die termijn moet alleen in acht worden genomen bij procedures boven de Europese drempel. In de Gids Proportionaliteit – waarop onderhavige nota aanhaakt - wordt echter geadviseerd om bij iedere inkoop en aanbesteding vanaf meervoudig onderhandse aanbestedingen een standstill termijn in acht te nemen. De gemeente Eijsden-Margraten zal dat dan ook doen. Het college van burgemeester en wethouders kunnen middels uitvoeringsregels bepalen hoe lang die standstill termijn moet zijn. De termijn moet dusdanig bepaald zijn dat partijen ook daadwerkelijk bezwaar kunnen aantekenen. Er kan bij onderhandse aanbestedingen ook per aanbestede opdracht gekeken worden naar een reële termijn. de afspraken Contractvorming kan op verschillende manieren plaatsvinden. Als er na gunning geen contract wordt gesloten, dan gelden de afspraken zoals die voortvloeien uit de aanbestedingsstukken. De aanbestedende dienst kan ook op voorhand een contract opstellen en als gunningcriterium toevoegen. Zo voorkom je discussie achteraf over de uitleg, of uitwerking van de afspraken zoals die voortvloeien uit de aanbestedingsstukken. Als een contract als gunningscriterium wordt toegevoegd, dan kan de aanbestedende dienst daarbij onvoorwaardelijke acceptatie eisen, of de mogelijkheid bieden om wijzigingen voor te stellen (die dan vervolgens ‘gewogen’ worden). Indien de aanbestedende dienst in haar beoordeling een reactie op de voorwaarden wil meenemen, zal een openbare procedure nodig zijn. Welke vorm van contractvorming geschikt is moet in de uitvoeringspraktijk per geval worden beoordeeld. wijziging opdracht Bij de uitvoering van een (overheids)opdracht kan een wijziging van de oorspronkelijke opdracht optreden. Bijvoorbeeld meer- en minder werk of een wijziging van de voorwaarden waaronder de opdracht moet worden uitgevoerd. Wijzigingen van de oorspronkelijke aanbestede opdracht zijn slechts toegestaan indien de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht worden genomen zoals het beginsel van gelijke behandeling en transparantie. In de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 zijn kaders gesteld voor toepassing van een wijziging. Uitgangspunt is dat als sprake is van een wezenlijke wijziging van de essentiële onderdelen van de opdracht, het gelijkheidsbeginsel wordt geschonden en de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed. Ten aanzien van niet-wezenlijke wijzigingen kan er in voorkomend geval de verplichting bestaan tot het publicatie via TenderNed.

Rechtspraak bij dit artikel