De uitvoering van inkooporganisatie moet dusdanig ingericht zijn dat het de principes van integraal management ondersteunt. De inkooporganisatie is gericht op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften. Soms is dit wettelijk verplicht, maar vaak is dit wenselijk vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Het inkoopproces is als volgt.
Aanbesteden
De eerste vier fasen behoren tot de zogeheten initiële inkoop:
Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en/of in samenwerking en inventariseren van het aanbod in de markt;
Specificeren: formuleren waar de inkoop aan moet voldoen: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag;
Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;
Contracteren / Gunnen: afsluiten contract(en) met leveranciers.
Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop:
Bestellen: het plaatsen van de orders;
Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering;
Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.1
Inkoopproces
Onderdeel van Aanbestedingsbeleid Gemeente Eijsden-Margraten 2016