Art. 1 Besluit Informatiebeheer gemeente Middelburg 2016

Voor gehanteerde begrippen, die reeds in de Informatieverordening Middelburg 2016 zijn opgevoerd, wordt verwezen naar deze verordening. Verder verstaat dit besluit onder: Archivaris De overeenkomstig artikel 32 van de Wet en de artikelen 2b onder b en 6, tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief” door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris. Authenticatie, authentiseren Het verlenen van één of meer kenmerken aan een document op het moment van creatie of ontvangst, op zodanige wijze dat kan worden vastgesteld: • dat het is wat het beweert te zijn; • dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden; • dat het opgemaakt of verzonden is op het tijdstip als aangegeven. DIV Afkorting voor de cluster “Documentaire Informatie Voorziening’. Informatie De archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Informatiebeheer Het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld. Informatiesystemen Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, geraadpleegd en door de zorgdrager kan worden onderworpen aan toetsbare eisen. KPI’s Als hulpmiddel bij de horizontale verantwoording heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) opgesteld aan de hand waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeenten kan worden getoetst. Kwaliteitssysteem informatiebeheer Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. Informatiebeheerplan • Een informatiebeheerplan geeft een overzicht van de bij de organisatie aanwezige informatiebestanden en -systemen, inclusief de bewaartermijnen. Bovendien zijn de informatiebestanden in verband gebracht met de (werk)processen, taken en functies zoals die door de verschillende organisatieonderdelen worden uitgevoerd. • Uit het informatiebeheerplan blijkt waar de informatiebestanden en -systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd. • Ook worden procedures en afspraken opgenomen. Op basis van een informatiebeheerplan weet de organisatie welke informatie aanwezig hoort te zijn, wie deze beheert en wanneer ze vernietigd of overgedragen kunnen worden. Organisatieonderdeel Elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente. Overbrenging De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats. Procesbeheerder De procesbeheerder (behandelaar van een zaak) richt zich op het resultaat van de processen. De procesbeheerder speelt ook een belangrijke rol bij het definiëren van prestatie-indicatoren voor (deel)processen, noodzakelijke controlelijsten en managementrapportages, met name op tactisch en operationeel niveau. Proceseigenaar Bevoegde om te bepalen hoe een werkproces verloopt en degene die de verantwoordelijkheid heeft ervoor zorg te dragen dat het werkproces aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen blijft voldoen. Verordening De in de artikel 30, lid 1, artikel 32, lid 2 van de Archiefwet bedoelde Informatieverordening gemeente Middelburg 2016. Wet Archiefwet 1995.

Definities

Verwijzingen

Rechtspraak bij dit artikel