**1..** De gemeentesecretaris ziet erop toe dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
**2..** In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
**3..** Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd, indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen, voordat de bewaartermijn verstrijkt.
**4..** De gemeentesecretaris doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
**5..** Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie is:
de afdeling waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
de afdeling belast met het informatiebeheer, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies