De Ombudscommissie neemt alvorens tot formele behandeling over te gaan contact op met de verzoeker teneinde te bekijken of een informele wijze van behandeling mogelijk is.
Waar mogelijk worden meerdere verzoeken per bijeenkomst behandeld.
De Ombudscommissie maakt een werkinstructie voor haar werkzaamheden, waarin wordt opgenomen op welke wijze de voorzitter c.q. leden van de Ombudscommissie inhoudelijk bijdragen aan de totstandkoming van rapportages aangaande de klachtafhandeling.
De Ombudscommissie maakt een werkinstructie voor de secretaris, waarin wordt opgenomen op welke wijze de secretaris de Ombudscommissie ondersteunt.
De Ombudscommissie en de secretaris voeren hun werkzaamheden uit met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet bescherming persoonsgegevens.