**1..** Leidinggevende neemt contact op met betrokkene om afspraken te maken over de personeelsbijeenkomst en informeert de afdelingssecretaresse hierover. In overleg met de betrokkene worden de volgende afspraken gemaakt:
datum van de bijeenkomst;
keuze voor ontvangst door College van Burgemeester en Wethouders;
aanwezigheid van partner en kinderen;
uitnodiging voor genodigden.
**2..** De afdelingssecretaresse draagt samen met het cluster facilitair zorg voor de organisatie van de bijeenkomst. Bij de uitvoering kan een beroep worden gedaan op andere ondersteunende eenheden.
**3..** Het afdelingshoofd bepaald in alle redelijkheid samen met de betrokkene de invulling van de bijeenkomst: hapjes en drankjes.
**4..** De bijeenkomst wordt gehouden van 16.00 uur tot 19.00 uur.
**5..** Genodigden mogen van 16.00 uur tot 17.00 uur maximaal 1 werkgeversuur schrijven. De overige uren gelden als eigen tijd.