Met een hulpvraag maakt de jeugdige en/of een (pleeg) ouder duidelijk dat hij behoefte heeft aan ondersteuning en dat hij te maken heeft met belemmeringen in zijn zelfredzaamheid. Een voogd kan namens een minderjarige ook een hulpvraag melden.De melding kan schriftelijk, elektronisch, telefonisch of mondeling worden gedaan bij de gemeente Doetinchem, Laborijn of op locatie bij de buurtcoach. De jeugdige en/of een (pleeg) ouder kan zich door een derde laten bijstaan om de melding toe te lichten.In de praktijk kan ook een pleegouder of een ander die de minderjarige verzorgt en opvoedt, zich melden met een hulpvraag; in dat geval wordt afhankelijk van de leeftijd van de minderjarige, zoveel mogelijk afstemming gezocht met de wettelijk vertegenwoordiger en worden het toestemmingsvereiste voor inzetten van jeugdhulp en het woonplaatsbeginsel gerespecteerd. Daar waar in deze nadere regels de ouder genoemd wordt, kan met inachtneming van het bovenstaande met betrekking tot de melding van een hulpvraag en cliëntondersteuning dus ook de pleegouder worden gelezen.
In de wijk kan de jeugdige en/of een ouder terecht bij de buurtcoach. Maar ook bij de wijkverpleegkundige of de huisarts. Met deze partijen zoekt de gemeente afstemming zodat een jeugdige en/of een ouder altijd “aan het goede loket is”. De werkwijze van de gemeentelijke frontoffice is identiek. Dit heet ook wel: de harmonisatie van de frontoffice. Het maakt dus niet uit of een jeugdige en/of een ouder bij het Zorgplein aanklopt, Laborijn of bij de buurtcoach; de meldprocedure is overal hetzelfde. Het streven is dat de jeugdige en/of een ouder maar één keer het verhaal hoeft te doen, bij maar één persoon. Het streven is dat binnen 48 uur na de melding telefonisch contact wordt gezocht door het Zorgplein of het Buurtplein en dat uiterlijk binnen twee weken na de eerste melding een gesprek plaatsvindt.
Het Zorgplein en Buurtplein zorgen voor onderlinge samenwerking en overdracht indien nodig.