Eén van de uitgangspunten van de decentralisaties is dat de eigen verantwoordelijkheid van burgers voorop staat. Inwoners die vrijwillig een beroep doen op hulp hebben zélf de regie over hun gegevens. Uitwisseling van gegevens vindt altijd met medeweten van de belanghebbende plaats. Het uitwisselen van informatie over burgers is immers een middel en geen doel op zich. De informatie-uitwisseling staat ten dienste van de dienstverlening aan de inwoner. Voor het werken met persoonsgegevens zijn drie stappen van belang.
Noodzaak
De eerste vraag die elke medewerker zich moet stellen voor hij of zij gegevens verwerkt is: welke persoonsgegevens zijn noodzakelijk om het doel te bereiken? Het maken van die afweging kan het beste gebeuren aan het begin en eind van elke fase in het werkproces. Dat is een natuurlijk moment om met de belanghebbende te concluderen wat de vervolgstappen zullen zijn en welke gegevens daarvoor noodzakelijk zijn om op te vragen. Het is daarbij van belang om gegevens die opgevraagd moeten worden bij professionals met een (medisch) beroepsgeheim, apart te vermelden en te motiveren. In alle gevallen geldt het uitgangspunt, dat als met minder gegevens, of minder diepgaande gegevens kan worden volstaan, dat altijd de voorkeur heeft.
Transparantie
Dit houdt het informeren van de belanghebbende welke gegevens voor welk doel worden verwerkt. Als helder is welke gegevens noodzakelijk zijn voor de volgende stap in het proces, kan de medewerker dit met de belanghebbende bespreken. De waarborgen en rechten van de belanghebbende ten aanzien van gegevensverwerking door de gemeente, worden ook besproken. Bijvoorbeeld waar een belanghebbende terecht kan om te controleren welke gegevens er werkelijk worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard, en hoe ze eventueel kunnen worden gecorrigeerd.
Documenteren
Wanneer de bovenstaande stappen zijn doorlopen is schriftelijke toestemming over het algemeen niet nodig. Het is wel van belang dat in het verslag van het gesprek met de belanghebbende wordt opgenomen wat de conclusies en vervolgstappen zijn, welke gegevens voor die vervolgstappen worden opgevraagd en met welk doel.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies