**1..** Functionele berichten die binnenkomen via een webformulier worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem.
**2..** Functionele berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus info@Zwartewaterland.nl worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem .
**3..** Functionele berichten die rechtstreeks binnenkomen op medewerker specifiek gemeentelijke e-mailadressen eindigend op @zwartewaterland.nl worden door de betreffende medewerker geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem.
**4..** Overige digitale berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.
**5..** Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het registreren van aanvullende registratiewaardige berichten waardoor deze automatisch gearchiveerd worden. Nieuwe zaakdossiers kunnen aangevraagd worden bij de afdeling DIV waarna deze, registratiewaardige berichten die rechtstreeks zijn ontvangen of verstuurd via een persoonlijke postbus, op de juiste wijze geregistreerd en gearchiveerd worden door de betreffende medewerker. (Is van toepassing na implementatie van het zaaksysteem).
**6..** Bij het beoordelen of een digitaal bericht in aanmerking komt voor registratie en archivering, gelden dezelfde selectiecriteria (DMS protocol) als voor papieren stukken.
**7..** DIV is verantwoordelijk voor het (periodiek) toetsen van de geregistreerde berichten aan de registratiecriteria en archiveren van deze berichten. Tevens vullen zij metadata aan voor het beheren van de bewaar- en vernietigingstermijnen, indien dat niet op zaakdossierniveau is geregeld.
Hoofdstuk 5.
Artikel 8.
Registratie en archivering
Onderdeel van Protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Zwartewaterland 2016