Indien bij het gebruiken van de verleende bevoegdheid (te weten mandaat, volmacht of machtiging) een andere afdeling eveneens belang heeft of de betreffende zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, legt de gemandateerde alvorens tot ondertekening of afdoening over te gaan, het stuk voor medeparaaf of instemming voor aan de betreffende medewerker van dat cluster of die afdeling. Indien met deze geen overeenstemming wordt bereikt legt de gemandateerde de zaak ter afdoening voor aan de mandaatgever.