Bij de raad ingekomen brieven, waaronder raadsinformatiebrieven van het college aan de raad, worden direct na binnenkomst via de website beschikbaar gesteld, met daarbij een voorstel van de griffier met betrekking tot de afdoening.
Binnen een periode van twee weken na plaatsing op de website heeft elk raadslid het recht om aan de griffier kenbaar te maken waarom het afdoeningsvoorstel anders zou moeten zijn dan voorgesteld. In dat geval legt de griffier de brief en het voorstel van het raadslid voor aan het presidium. Het presidium beslist over het afdoeningsvoorstel.
Tot het moment van vaststelling van de conceptagenda’s door de commissievoorzitters, heeft elk raadslid het recht om aan de griffier kenbaar te maken dat behandeling van een ingekomen brief of raadsinformatiebrief in één van de raadscommissies gewenst is.
Na afloop van elke commissieronde worden alle ingekomen brieven en raadsinformatiebrieven waarop niet door één van de raadsleden is gereageerd, conform het afdoeningsvoorstel als bedoeld in lid 1 afgehandeld. Behandeling van deze brieven in een commissievergadering is in dat geval niet meer aan de orde.
Het opstellen van een concept-antwoordbrief op een ingekomen stuk vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in elk geval binnen zes weken nadat de brief is ontvangen. Als het opstellen van een concept-antwoordbrief binnen deze termijn niet kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de griffier, de raad hiervan gemotiveerd in kennis. Hierbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen het opstellen van de concept-beantwoording zal plaatsvinden.
De concept-antwoordbrief wordt direct na ontvangst door de griffie via de website beschikbaar gesteld. Indien binnen twee weken na plaatsing door geen van de raadsleden kenbaar wordt gemaakt dat behandeling in de commissievergadering gewenst is, wordt de brief ondertekend en verzonden.
Hoofdstuk 2 › Paragraaf 4
Artikel 24
Ingekomen stukken, raadsinformatiebrieven
Onderdeel van Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Moerdijk