5.1 Algemene uitgangspunten
Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
de uitvoering en de autorisatie geschieden door afzonderlijke functionarissen;
de uitvoering en controle administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;
De accountant toetst, in het kader van zijn algemene controle-opdracht, de opzet en werking van de administratieve- en interne controlemaatregelen.
5.2 Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.
Functie
Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad
• Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten;
• Het vaststellen van de paragraaf Financiering in de begroting en de jaarrekening;
• Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
Auditcommissie
• Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.
College van B&W
• Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);
• Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (voor zover de Gemeenteraad dit niet aan zich heeft voorbehouden);
• Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.
Portefeuillehouder Financiën
• Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).
Hoofd afdeling Financiën en Control
• Het bewaken van de kwaliteit en de uitvoering van de treasuryprocessen;
• Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W;
• Het rapporteren en afleggen van verantwoording over de uitvoering van het treasurybeheer;
• Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury.
Teamleider financieel beheer
• Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de paragraaf Financiering;
• Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten;
• Het rapporteren aan het Hoofd afdeling Financiën en Control over de uitvoering van het treasurybeheer;
• Het afleggen van verantwoording aan het Hoofd afdeling Financiën en Control.
Afdelingshoofden
• Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdeling aanlevert aan de afdeling Financiën en Control met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.
Budgetbeheerders
• Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën en Control.
Medewerker jaarrekening en treasury
• Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de paragraaf Financiering worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door de Teamleider financieel beheer;
• Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;
Het beheren van de geldstromen;
• Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;
• Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;
• Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de medewerker belast met het bankverkeer;
• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;
• Het afleggen van verantwoording aan de Teamleider financieel beheer over de uitvoering van de aan hem/haar (door)gemandateerde activiteiten.
Medewerker privaatrechtelijke vorderingen
• Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;
• Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;
• Het aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie;
• Het rapporteren aan de Teamleider financieel beheer belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar (door)gemandateerde activiteiten.
Medewerker interne controle
• Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury;
• Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het Hoofd van de afdeling Financiën en Control;
• Het afleggen van verantwoording aan het Hoofd van de afdeling Financiën en Control over de uitvoering van de aan hem/haar (door)gemandateerde activiteiten.
5.3 Bevoegdheden
In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Hierbij wordt rekening gehouden met een functiescheiding tussen: voorbereiden, autoriseren, uitvoeren, administreren en controleren van de treasuryactiviteiten.
Bevoegd functionaris
(eerste handtekening)
Autorisatie door
(tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
1.
Het uitzetten van middelen zie 2.2 schatkistbankieren
Medewerker jaarrekening en treasury
Teamleider financieel beheer
2.
Het aantrekken van middelen en terugbetalen zie 2.2 schatkistbankieren
Medewerker jaarrekening en treasury
Teamleider financieel beheer
Bankrelatiebeheer
3.
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
Medewerker privaatrechtelijke vorderingen
Teamleider financieel beheer
4.
Bankcondities en tarieven afspreken
Medewerker jaarrekening en treasury
Hoofd afdeling Financiën en Control
Financiering en uitzetting
5.
Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak
College
6.
Het garanderen van middelen jegens derden uit hoofde van de publieke taak
College
7.
Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen
Hoofd afdeling Financiën en Control
Portefeuillehouder Financiën
Artikel 5.