In wettelijke regelingen zijn bevoegdheden toegekend aan bestuursorganen. Het uitgangspunt is dat het bestuursorgaan de enige is die een besluit mag nemen, tenzij er in de mandaatlijst wordt aangegeven dat een bepaalde ambtenaar de bevoegdheid ook mag uitoefenen. In het mandaatregister wordt aangegeven wie welke bevoegdheden heeft. Daar waar het mandaat is verleend aan het afdelingshoofd, is de algemeen directeur ook altijd bevoegd.
De bevoegdheden zijn onder te verdelen in toestemming tot het verrichten van publiek- en privaatrechtelijke rechtshandelingen en van feitelijke handelingen. Onder een publiekrechtelijke rechtshandeling wordt verstaan een handeling van de gemeente als overheidsinstelling jegens de burger, waarbij een publiekrechtelijk rechtsgevolg optreedt (bijvoorbeeld de verlening van een vergunning). Een privaatrechtelijke rechtshandeling is een handeling tussen de gemeente als private partij en de burger, waarbij een privaatrechtelijk rechtsgevolg optreedt (bijvoorbeeld het sluiten van een contract). Bij een feitelijke handeling treedt geen rechtsgevolg op (bijvoorbeeld de aanleg van een trottoir).
Bij het toekennen van bevoegdheden tot het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen spreekt men (o.a.) over mandaatverlening, van privaatrechtelijke rechtshandelingen over volmacht en van feitelijke handelingen over machtiging.
Door de aanstelling van de ambtenaar in zijn functie wordt hij bevoegd feitelijke handelingen te verrichten die binnen zijn functie dienen te worden uitgevoerd.
Dit geldt echter niet voor het aangaan van publiek- en privaatrechtelijke rechtshandelingen. Hiervoor moet het bestuursorgaan een uitdrukkelijk besluit tot mandatering nemen.
De bij het Algemeen mandaatbesluit behorende mandaatlijsten geven expliciet aan welke ambtenaren (functies) bevoegd zijn om welke bevoegdheden uit te oefenen. In de meeste gevallen betreft het een publiekrechtelijke handeling en dus een mandaat, in sommige gevallen betreft het een volmacht voor een privaatrechtelijke handeling.