1.Met cliëntenparticipatie wordt beoogd om vanuit inzicht in de belangen, wensen en behoeften van cliënten, hen en hun vertegenwoordigers actief te betrekken bij de vorming, de uitvoering, de controle en de evaluatie van:
a beleid met betrekking tot de taken die in de Participatiewet, Wsw, de Wmo en de Jeugdwet aan de gemeente zijn opgedragen;
b ander gemeentelijk en regionaal beleid dat gevolgen heeft voor cliënten.
2.Cliëntenparticipatie heeft mede tot doel de participatiegraad van cliënten en hun vertegenwoordigers te vergroten en het niet gebruik van voorzieningen terug te dringen.
3.Met cliëntenparticipatie wordt tevens beoogd om door middel van het geven van adviezen, het afgeven van signalen en het doen van verbetervoorstellen de kwaliteit van de dienstverlening bij de uitvoering van het in lid 1 genoemde beleid te vergroten.
3.Artikel 3 Doelstelling, taak en werkwijze van de adviesraden
De Adviesraad VWI en de Adviesraad Wmo vervullen binnen de doelstelling van cliëntenparticipatie een adviesfunctie ten behoeve van het college. De Adviesraad VWI vervult tevens een adviesfunctie ten behoeve van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Epe en Heerde.
Voor de adviesraden worden tenminste de volgende cliënt-/doelgroepen onderscheiden: personen die gebruik maken van een algemene voorziening of aan wie een maatwerkvoorziening of persoonsgebonden budget is verstrekt of door of namens wie een melding is gedaan van een behoefte aan maatschappelijke ondersteuning en gebruikers van de gemeentelijke dienstverlening binnen het Activerium, jeugdigen en hun ouders.
Binnen de in lid 2 genoemde cliënt-/doelgroepen geven de adviesraden bijzondere aandacht aan de positie van jongeren, ouderen en allochtonen.
De adviesraden kunnen besluiten uit hun midden één of meerdere commissies of werkgroepen te vormen.
Op basis van kennis en ervaringsdeskundigheid vanuit de verschillende cliëntengroepen brengt de Adviesraad VWI gevraagd en ongevraagd adviezen uit over beleid en beleidsuitvoering in het kader van de Participatiewet en Wsw en ander gemeentelijk en regionaal beleid dat gevolgen heeft voor cliënten.
Op basis van kennis en ervaringsdeskundigheid vanuit de verschillende cliëntengroepen brengt de Adviesraad Wmo gevraagd en ongevraagd adviezen uit over beleid en beleidsuitvoering in het kader van de Wmo en de Jeugdwet en ander gemeentelijk en regionaal beleid dat gevolgen heeft voor cliënten.
De adviesraden brengen door het college gevraagde adviezen schriftelijk binnen zes weken aan het college uit, in afschrift aan de in artikel 6 lid 5 en 6 van deze regeling genoemde contactambtenaar. Indien blijkt dat advisering binnen de aangegeven termijn niet mogelijk is, doen de adviesraden daarvan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan het college, onder vermelding van een indicatie van de termijn waarbinnen het advies alsdan te verwachten is. De eerder genoemde contactambtenaar ontvangt van deze mededeling een afschrift.
Het college bevestigt schriftelijk de ontvangst van de uitgebrachte adviezen en geeft daarbij aan dat een schriftelijk antwoord of een schriftelijke reactie op het uitgebrachte advies binnen zes weken te verwachten is. Indien blijkt dat de beantwoording of een reactie binnen de aangegeven termijn niet mogelijk is, deelt het college dit schriftelijk en gemotiveerd mee, onder vermelding van een indicatie van de termijn waarbinnen beantwoording of een reactie alsdan te verwachten is.
Het college betrekt de adviezen zichtbaar bij de besluitvorming en indien het college van het advies afwijkt, doet het dat gemotiveerd.
De adviesraden kunnen met het oog op een goede taakvervulling in voorkomende gevallen in overleg met de eenheid Jeugd Zorg en Welzijn gebruikmaken van ambtelijke deskundigheid. De adviesraden kunnen incidenteel een beroep doen op ondersteuning door een extern adviseur na goedkeuring door het college.
Artikel 4 Benoeming en samenstelling adviesraden
De adviesraden tellen, naast een onafhankelijke voorzitter, minimaal 11 leden. Het maximum aantal leden bedraagt voor:
de Adviesraad VWI : 21
de Adviesraad Wmo: 15
Met inachtneming van het in lid 3 bepaalde, dienen de voorzitter en de leden van de adviesraden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen om voor benoeming in aanmerking te komen.
De colleges van de gemeenten Epe en Heerde benoemen ieder 2 leden van de Adviesraad VWI, met dien verstande dat daarvan één zelf een cliënt is op grond van de Participatiewet dan wel door kennis en ervaring de belangen van cliënten met een uitkering op grond van de Participatiewet kan vertegenwoordigen en één zelf een cliënt is op grond van de Wsw dan wel door kennis en ervaring de belangen van Wsw-cliënten kan vertegenwoordigen.
Bij de benoeming wordt getracht de adviesraden een afspiegeling van de bevolking te laten zijn. Het streven is er daarbij op gericht dat tenminste twee leden van iedere adviesraad van allochtone afkomst zijn.
De Adviesraad VWI is als volgt samengesteld:
tenminste 4 leden die zelf cliënt zijn op grond van de Participatiewet dan wel door kennis en ervaring de belangen van cliënten met een uitkering op grond van de Participatiewet kan vertegenwoordigen ;
tenminste 4 leden die zelf cliënt zijn op grond van de Wsw dan wel door kennis en ervaring de belangen van Wsw-cliënten met een uitkering op grond van de Participatiewet kan vertegenwoordigen ;
overige leden die aanbevolen zijn door plaatselijke afdelingen van cliëntenorganisaties dan wel zitting hebben op persoonlijke titel in verband met aantoonbare betrokkenheid bij (de belangen van) één of meerdere cliënt-/doelgroepen als genoemd in artikel 3 lid 2.
De Adviesraad Wmo is als volgt samengesteld: Leden die zitting hebben op persoonlijke titel in verband met aantoonbare betrokkenheid bij (de belangen van) één of meerdere cliënt-/doelgroepen als genoemd in artikel 3 lid 2 en of zijn aanbevolen door plaatselijke afdelingen van cliëntenorganisaties .
Cliëntenorganisaties en andere instellingen en organisaties kunnen geen aanspraak maken op vertegenwoordiging in de adviesraden, noch recht doen gelden op een zetel.
De leden van de adviesraden verrichten hun werkzaamheden zonder last en ruggespraak, maar hebben regelmatig contact met de cliënt- en doelgroepen wier belangen zij vertegenwoordigen.
Het in artikel 13 bedoelde huishoudelijk reglement bevat een procedure voor de wijze van werving en selectie van de leden, alsmede voor de wijze waarop geselecteerde leden voor benoeming aan het college worden voorgedragen.
De zittingstermijn voor leden van de adviesraden bedraagt vier jaar. De leden kunnen in beginsel maximaal eenmaal voor dezelfde duur worden herbenoemd. Voor een volgende herbenoeming dient de adviesraad in ieder geval te motiveren waarom verlenging in dat geval noodzakelijk is.Na een afwezigheid van vier jaren kan een lid opnieuw worden benoemd.
Het college kan tot ontslag en of schorsing van een voorzitter of lid van de adviesraden overgaan nadat tweederde meerderheid van de betreffende adviesraad hierom gemotiveerd heeft verzocht indien er sprake is van één de volgende situaties:
Er sprake is van ernstig disfunctioneren van een voorzitter of een lid;
Bij een geschil;
Anderszins wordt onderbouwd waarom voortzetting als lid of voorzitter ongewenst wordt geacht.
Wanneer een zittend lid om geldige redenen langdurig moet verzuimen, kan de betreffende adviesraad een plaatsvervangend lid voordragen.
Artikel 5 Functies en taken binnen de adviesraden
De adviesraden hebben een voorzitter.
De voorzitters nemen een onafhankelijke positie in en hebben tijdens de vergaderingen van de betreffende adviesraad geen stemrecht.
Het college benoemt de voorzitters op persoonlijke titel voor een termijn van vier jaar. Zij kunnen maximaal éénmaal voor dezelfde duur worden herbenoemd.
De adviesraden kiezen uit hun midden een lid die de taken van vice-voorzitter, penningmeester, secretaris en/of coördinatie van de werkgroepen vervullen.
In een bijlage bij deze regeling zijn de kernelementen van de in dit artikel genoemde functies en taken beschreven. Deze bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van deze regeling. De adviesraden kunnen met inachtneming van deze kernelementen meer uitgebreide beschrijvingen van de functies en taken opstellen, bijvoorbeeld ten behoeve van profielschetsen bij werving en selectie.
Artikel 6 De ambtelijke ondersteuning
De ambtelijk secretaris is in dienst van de gemeente, vormt de schakel tussen de adviesraden en de ambtelijke organisatie en heeft administratieve, organisatorische en beleidsondersteunende taken ten behoeve van de adviesraden.
Een ambtelijk leidinggevende binnen de eenheid Jeugd, Zorg en Welzijn geeft hiërarchisch leiding aan de ambtelijk secretaris. Deze ambtelijk leidinggevende stemt de uitoefening van zijn leidinggevende taken waarnodig af met de voorzitters van de adviesraden.
De voorzitters van de adviesraden sturen de ambtelijk secretaris functioneel en inhoudelijk aan en stemmen deze gezamenlijke taak onderling af. Waar nodig vindt afstemming plaats met de formeel leidinggevende binnen de eenheid Jeugd, Zorg en Welzijn.
De functie van de ambtelijk secretaris wordt in overleg met de voorzitters van de adviesraden en met inachtneming van het in lid 1 tot en met 3 bepaalde door de ambtelijk leidinggevende beschreven en door of namens het college vastgesteld. De functiebeschrijving bevat ook de voor deze functie benodigde competenties en vaardigheden.
De Eenheidsmanager van de eenheid Werkplein Activerium voor de adviesraad VWI en de Eenheidsmanager Jeugd, Zorg en Welzijn voor de adviesraad Wmo wijst een contactambtenaar aan. De contactambtenaar is vanuit de desbetreffende eenheid het aanspreekpunt voor de ambtelijke secretaris en zorgt binnen deze eenheid voor de coördinatie van de schriftelijke communicatie tussen de eenheid en de betreffende adviesraad.
De Eenheidsmanagers van andere eenheden binnen de gemeentelijke organisatie stellen eveneens een contactambtenaar aan voor één of beide adviesraden indien en voorzover daartoe op inhoudelijke gronden aanleiding bestaat.
De ambtelijk secretaris betracht geheimhouding over hetgeen hem of haar vertrouwelijk ter kennis komt bij de uitvoering van werkzaamheden voor de adviesraden.
Artikel 7 De vergaderingen van de adviesraden
De adviesraden komen tenminste tienmaal per jaar bijeen in een openbare vergadering of zoveel vaker als ten minste vijf leden dat nodig achten.
De vergaderingen van de adviesraden zijn openbaar. De adviesraden kunnen slechts besluiten tot het houden van een besloten vergadering indien een belang als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur in het geding is, in het bijzonder de volgende belangen:
bescherming van persoonsgegevens;
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij een aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden; en
bescherming van bedrijfsgegevens.
De adviesraden kunnen ter voorbereiding van de openbare vergaderingen dan wel ter uitvoering van in de openbare vergaderingen genomen besluiten in voltallige of gedeeltelijke samenstelling in beslotenheid bijeenkomen.
Een adviesraad kan in een besloten vergadering op grond van een in lid 2 genoemd belang geheimhouding opleggen omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de adviesraad worden overgelegd. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de adviesraad haar opheft.
De stukken voor de openbare vergaderingen zijn bij aanvang van de vergadering voor het publiek beschikbaar.
De voorzitters van de adviesraden en het college kunnen op grond van een in lid 2 genoemd belang geheimhouding opleggen ten aanzien van de stukken die door hen aan de adviesraden worden voorgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de voorzitter respectievelijk het college de verplichting daartoe opheft.
In het in artikel 13 bedoelde huishoudelijk reglement wordt nader geregeld op welke wijze zowel de leden van de adviesraden als ook cliënten onderwerpen voor de agenda kunnen aanmelden. De voorzitter beslist over de agendering.
De adviesraden hebben de mogelijkheid derden uit te nodigen in verband met een van de agendapunten van de vergadering.
Alle leden van de adviesraden zijn stemgerechtigd. Alle besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen, op voorwaarde dat tweederde van de leden aanwezig is. Indien ter vergadering tweederde van de leden niet aanwezig is, kan een voorgenomen besluit schriftelijk aan de niet aanwezige leden worden voorgelegd, dit ter beoordeling van de voorzitter. In dat geval hebben de niet aanwezige leden de gelegenheid om binnen 14 dagen schriftelijk te laten weten of zij wel of niet instemmen met het voorgenomen besluit.
Artikel 8 De informatievoorziening
De gemeentelijke eenheden dragen op verzoek van de adviesraden, dan wel op eigen initiatief zorg voor een goede en tijdige informatievoorziening met betrekking tot zaken die tot het taakgebied van de adviesraden behoren. De informatievoorziening vindt in een zodanig vroeg stadium plaats, dat advisering door de adviesraden zinvol is en nog in de besluitvorming kan worden meegewogen.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 7 lid 5 hebben de adviesraden geen geheimhoudingplicht ten aanzien van de door de gemeentelijke eenheden verstrekte informatie. De adviesraden houden zich echter aan een van tevoren afgesproken embargoperiode.
De gemeentelijke eenheden betrekken waar mogelijk de adviesraden bij het ontwikkelen en aanpassen van de informatievoorziening door de diensten aan cliënten, bijvoorbeeld waar het gaat om formulieren en voorlichtingsmateriaal.
Uit oogpunt van een adequate informatievoorziening wijst de Eenheidsmanager van de eenheid Werkplein Activerium en de Eenheidsmanager van de eenheid Jeugd, Zorg en Welzijn een ambtenaar aan die de vergaderingen van de betreffende adviesraad bijwoont en aldaar gevraagd of ongevraagd relevante informatie verstrekt. De aan te wijzen ambtenaar kan de in artikel 6 lid 5 bedoelde contactambtenaar zijn.
Artikel 9 Vergoedingen
De leden van de adviesraden ontvangen maandelijks een vacatievergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen en voor de overige werkzaamheden die zij als vrijwilliger voor de adviesraden verrichten. De voorzitters ontvangen maandelijks een onkostenvergoeding. De betaling vindt plaats uiterlijk in de maand volgend op de maand waarop de vergoeding betrekking heeft.
Het college stelt de hoogte van de in het eerste lid bedoelde vergoedingen vast in het Uitvoeringsvoorschrift verordening rechtspositie wethouders, raad- en commissieleden.
Artikel 10 Overige facilitering door de gemeente en verantwoordelijkheden adviesraden
Het college stelt naast de vacatievergoedingen zoals opgenomen in artikel 9 van deze regeling, in overleg met de adviesraden jaarlijks per kalenderjaar binnen de begroting, een werkbudget beschikbaar ten behoeve van ondersteuning aan de adviesraden voor zover het college deze noodzakelijk acht. Het betreft hier kosten voor scholing, deskundigheidsbevordering, reiskosten en materiaalkosten en benodigdheden ten behoeve van contact met de doelgroep waaronder de website. De adviesraden stellen jaarlijks voor 1 november een begroting op voor de hoogte van het werkbudget. Voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar wordt de hoogte van het werkbudget bevestigd aan de adviesraden.
Binnen drie maanden na afloop van dat het kalenderjaar verstrekken de adviesraden aan het college:
schriftelijk financiële verantwoording; en
een jaarverslag
Het college stelt vergaderaccommodatie en –faciliteiten beschikbaar voor de vergaderingen van de adviesraden.
Artikel 11 Overleg tussen de adviesraden
Ten behoeve van integrale afstemming en onderlinge samenwerking voeren de voltallige adviesraden minimaal één keer per jaar gezamenlijk overleg over in ieder geval de volgende onderwerpen:
evaluatie van cliëntenparticipatie en beleidsplannen;
speerpunten voor het komend jaar en afstemming op dat punt;
gemeentelijke en landelijke ontwikkelingen en prioriteiten;
2.De voorzitters, vice-voorzitters, secretarissen en penningmeesters van de adviesraden vormen samen met de coördinatoren van de werkgroepen van de adviesraden een overlegplatform met de volgende taken:
bevorderen van samenwerking en communicatie tussen de adviesraden;
zorgen voor een gezamenlijk jaarverslag;
zorgen voor op elkaar afgestemde begrotingen van de adviesraden;
voorbereiden van het in het eerste lid bedoelde gezamenlijke jaarlijks overleg tussen de adviesraden.
Het Overlegplatform komt maximaal vier keer per jaar bijeen.
Artikel 12 Bestuurlijk overleg
De adviesraden voeren afzonderlijk tenminste twee keer en ten hoogste vier keer per jaar overleg met de betrokken wethouder van het college.
Het Overlegplatform kan één keer per jaar een voortgangsgesprek met de betrokken wethouder(s) van het college over de samenwerking van beide adviesraden voeren.
Artikel 13 Huishoudelijk reglement
Met inachtneming van het in artikel 4 lid 10 en artikel 7 lid 7 van deze regeling bepaalde regelen de adviesraden binnen de kaders van deze regeling elk hun verdere werkwijze en structuur in een huishoudelijk reglement en stellen dit, na overleg met de gemeente, vast.
Artikel 14 Slotbepaling
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, voorziet het college, na daartoe advies te hebben ingewonnen bij de betreffende adviesraad.
Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding
Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling adviesraden VWI en Wmo 2017”. De regeling treedt in werking op 1 januari 2017 en vervangt de Regeling adviesraden VWI en Wmo 2015, welke op 9 december 2014 door het college is vastgesteld.
Aldus op vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn op 22-12-2016.
Burgemeester en wethouders van Apeldoorn,
de secretaris, de burgemeester,
Hoofdstuk
Artikel 2
Doelstelling cliëntenparticipatie
Onderdeel van Regeling adviesraden VWI en Wmo 2017