Naast de mondelinge aflegging van de eed of belofte wordt als bewijs hiervan in tweevoud een formulier opgemaakt en ondertekend.
Het formulier wordt ondertekend door zowel de (externe) medewerker als de burgemeester.
Een exemplaar van het formulier wordt bewaard in het personeelsdossier van de (externe) medewerker; het andere exemplaar is voor de (externe) medewerker die de eed of belofte heeft afgelegd.