De voorzitter van de commissie dan wel van de kamer aan welke de behandeling van het bezwaarschrift is opgedragen draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling ervan genoegzaam voor te bereiden. De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet zijn aan de secretaris gemandateerd uit proceseconomische redenen. Het werkproces wordt hierdoor niet onnodig vertraagd en zorgt voor een snellere afhandeling van bezwaarschriften.
Het betreft de volgende artikelen van de Awb: Artikel 2:1, tweede lid, artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van en termijn, artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie, artikel 7:4, tweede lid en artikel 7:6, vierde lid.
Artikel 2:1, tweede lid, van de Awb bepaalt dat een bestuursorgaan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging kan verlangen. Omdat deze bepaling facultatief is geformuleerd, is de secretaris vrij om al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.
Artikel 6:6 van de Awb bepaalt datindien niet is voldaan aan in artikel 6:5 van de Awb of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, het bezwaar of beroep niet-ontvankelijk kan worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad om het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de secretaris. Er is in de verordening geen vaste termijn opgenomen voor het herstellen van een verzuim, omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn. in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan, maar soms is er een termijn van vier weken nodig. Enerzijds moet de indiener van het bezwaar een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 van de Awb is geformuleerd: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan. Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 van de Awb - van het horen kan worden afgezien.
Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 van de Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Artikel 6:17 van de Awb bepaalt datindien iemand zich laat vertegenwoordigen, het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde zendt. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de secretaris.
Artikel 7:4, tweede lid van de Awb bepaalt dat het bestuursorgaan het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage legt. In deze verordening is er voor gekozen om de stukken in ieder geval twee weken voor de zitting naar belanghebbenden en het verwerend orgaan te sturen.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftenprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.
Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19). In de gemeente Zuidplas is er voor gekozen om alle stukken aan alle partijen en belanghebbenden toe te sturen en niet om de stukken ter inzage te leggen.
Artikel 7:6, vierde lid, van de Awb bepaalt dat een bestuursorgaan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege kan laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het derde lid van dit artikel bepaalt dat wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, ieder van hen op de hoogte wordt gesteld van het verhandelde tijdens hethet horen buiten zijn aanwezigheid. In het tweede lid van artikel 7:6 van de Awb wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.
Hoofdstuk IV
Artikel 8.
Uitoefening bevoegdheden
Onderdeel van Verordening bezwaarschriftencommissie gemeente Zuidplas 2017