Elke klachtbehandeling – ook als die leidt tot een informele oplossing – wordt afgesloten met een afhandelingsbrief aan de klager. Een klacht die per e-mail wordt ingediend kan ook met een e-mail worden afgesloten.
Het toetsingskader van de Nationale Ombudsman wordt gehanteerd als kader voor het beoordelen van gedragingen.
De afhandelingsbrief of -e-mail wordt afgesloten met de clausule:
“Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop uw klacht is afgehandeld, kunt u binnen een jaar na dagtekening van deze brief uw klacht voorleggen aan de Ombudsman van de”
gevolgd door de naam van de betreffende organisatie en het postadres.
In de afhandelingsbrief wordt uitdrukkelijk vermeld of de gedraging waarover geklaagd is als behoorlijk of als onbehoorlijk wordt gekwalificeerd.
Deze afhandelingsbrief wordt ondertekend in mandaat namens het betreffende bestuursorgaan.
De klachtcoördinator ontvangt een afschrift van de afhandelingsbrief.
Artikel 7
Procedurele vereisten
Onderdeel van Beleidsregel Interne Klachtprocedure De Wolden Hoogeveen