Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
Alle verslagen van interviews worden voor akkoord aan de geïnterviewden voorgelegd.
Het uitgangspunt is uiteindelijk openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden documenten of gespreksverslagen na afloop van het onderzoek als vertrouwelijk benoemd.
Er is regelmatig overleg tussen de secretaris en de coördinator over de voortgang van het onderzoek.
In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels:
Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris regelmatig over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding.
Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
De rekenkamercommissieleden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
De onderzoekers zijn, op voorspraak van de onderzoekscommissie, aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s) en/of raad.
De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd.
Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:
Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen
Offerte onderzoeksbureau
Het logboek van (de) rekenkamercommissie en (het) onderzoeksbureau
Alle (gespreks)verslagen
Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse
Eindrapport
Schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor
Bestuurlijke reactie college
Nawoord rekenkamercommissie
Aanbiedingsbrief raad
Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht
Verslagen behandeling in commissie en raad
Archivering
De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet.
De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid Bestuur.
Artikel 6.
Voortgang en dossiervorming
Onderdeel van Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie Olst-Wijhe