Als beheereenheid wijst het college van burgemeester en wethouders de opgave Informatie aan.
De opgavenmanager Informatie is belast met het beheer van de documenten van de gemeente Rijswijk, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Voor de inrichting en/of uitvoering van informatiebeheertaken wijst het college verantwoordelijkheden toe aan de volgende functionarissen:
Opgavenmanager Informatie
richt het informatiebeheer zodanig in dat bewijsvoering en verantwoording op grond van de informatie te allen tijde geborgd zijn;
stelt procedures op voor het beheer van informatie waardoor de vorming, ordening, toegankelijkheid, authenticatie, duurzaamheid en beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;
zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang en conform de procedures voor informatiebeheer worden uitgevoerd;
zorgt ervoor dat de informatie vastgelegd en beheerd wordt conform de kwaliteitseisen die hiervoor gelden in de gemeentelijke organisatie;
stelt een overzicht op van verbetermaatregelen die voortvloeien uit het kwaliteitssysteem en zet de uitvoering ervan planmatig weg in de tijd;
stelt een ordeningsstructuur en metagegevensschema op en houdt deze actueel;
houdt een systematisch overzicht bij van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
houdt toezicht op de naleving van deze beheersregels en van andere van toepassing zijnde regelgeving;
coördineert activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het informatiebeheer gediend is en adviseert en informeert hierover;
zorgt voor de uitvoering van specifieke informatiebeheertaken, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging;
verstrekt de archiefinspectie gegevens over de wijze waarop aan de zorg wordt vormgegeven en waarop het informatiebeheer wordt uitgevoerd.
Overigeopgavenmanagers
zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van documenten ontvangen of opgemaakt door hun opgaven bij de opgave Informatie;
dragen zorg, na het verstrijken van de bewaartermijn van documenten die opgeslagen zijn in de daarvoor bestemde bedrijfstoepassingen/procesapplicaties, voor het vernietigen van documenten in deze applicaties, conform de wettelijke regels van selectie en vernietiging;
dragen zorg voor tijdige conversie en migratie van de opgeslagen gegevens conform artikel 25 van de Archiefregeling, indien de programmatuur van deze applicaties wordt vervangen;
stellen van conversie of migratie een verklaring op als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd. Ze geven aan op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de Archiefregeling is of kan worden voldaan;
bij gebruik van externe online informatiesystemen of uitbesteding van aspecten van het archiefbeheer aan privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partijen:
sluiten ze overeenkomsten af met deze partijen. In deze overeenkomsten leggen ze het eigenaarschap en de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid van deze documenten vast en benoemen de te treffen maatregelen in het kader van faillissement, beslaglegging of in inbeslagname bij betrokken private partijen;
zorgen er voor dat betrokken privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partijen zich conformeren aan de bij de gemeente vastgestelde standaarden bij het gebruik van bestandsformaten en metagegevens.
De medewerkers
In hun rol als beheerders van primaire processen creëren en behandelen medewerkers informatie. Van deze informatie:
slaan ze de door hun behandelde, opgemaakte of ontvangen informatie conform de procedures en werkafspraken op in het daarvoor bestemde documentmanagement/ recordmanagement applicatie of de daarvoor bestemde procesapplicaties;
voegen ze metagegevens toe, conform het vastgestelde metadataschema, op documenten opgeslagen in de procesapplicaties zodat deze documenten op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden, uitgewisseld en overgedragen aan een toekomstige digitale archiefbewaarplaats (e-depot);
leveren ze van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden een authentiek archiefexemplaar aan bij de opgave Informatie (voor zover dit niet geautomatiseerd plaatsvindt door koppeling met het archiefsysteem of directe opslag via het correspondentiesysteem of het zaaksysteem).
Hoofdstuk III.
Artikel 6.
Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2017