Eerste t/m derde lid
De Agendacommissie bepaalt hoe de agenda eruit komt te zien. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 8. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het soms niet mogelijk zijn om zeven dagen voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de politieke actualiteit. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Individuele raadsleden kunnen de Agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een met redenen omkleed voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen (motie vreemd) of van de agenda af te voeren (niet eens met hamerstuk). Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.
Vierde lid
Voorstellen aan de raad kunnen afkomstig zijn van college en burgemeester, van individuele raadsleden (zie artikel 42 Initiatiefvoorstellen) of van een raadswerkgroep (waar het bijvoorbeeld gaat om zaken die te maken hebben met de organisatie en de werkzaamheden van de raad).
Met het in het vierde lid genoemde verzoek tot het agenderen van een onderwerp, worden ook onderwerpen bedoeld waaraan niet direct een voorstel tot besluitvorming in de raad gekoppeld zit. Hiermee kunnen ook anderen dan collegeleden, individuele raadsleden en raadswerkgroepen onderwerpen aandragen voor de politieke avond. Voor burgers betekent dit een extra mogelijkheid, naast het burgerinitiatief, om een onderwerp onder de aandacht van de raad te brengen.
Voor individuele raadsleden betekent het vierde lid de mogelijkheid tot een actievere rol bij de opstelling van de agenda. Ook biedt het vierde lid ruimte aan het college om de raad tijdens de politieke avond meer informeel over onderwerpen bij te praten.
Indien de Agendacommissie niet instemt met een verzoek tot agendering dan zal zij dit met redenen onderbouwd mededelen aan de indiener. Uiteraard kan hierover het gesprek gevoerd worden.
De Agendacommissie is het orgaan dat namens de raad zo goed en zo zorgvuldig als mogelijk de zaken agendeert voor behandeling op de politieke avond of de raadsvergadering. Daarbij zal de Agendacommissie zo goed mogelijk wegen of een onderwerp beeldvormend of meningsvormend geagendeerd kan worden. Wij gaan er vanuit dat de Agendacommissie het vertrouwen van de raad geniet en een breed draagvlak heeft. Het kan zo zijn dat de Agendacommissie toch een verkeerde taxatie heeft gedaan in de agendering van het onderwerp. Bij het vaststellen van de agenda van de raad, kan de raad aangeven om bijv. toch te willen spreken over een onderwerp dat als hamerstuk is aangeduid door de Agendacommissie. Bij de bespreking aan een tafel kunnen de aanwezigen aangeven een andere wijze van behandeling te wensen. Mocht dit een ingrijpende wijziging zijn, dan wordt men verzocht om vooraf de griffie en de agendacommisise hierover in te lichten. Dit om te voorkomen dat de bespreking van het orde voorstel aan tafel veel tijd in beslag neemt, waardoor de inhoudelijke bespreking onder tijdsdruk komt te staan.
Wat betreft het wijzigen van de agenda van de politieke avond is een spoedprocedure opgenomen voor de agendacommissie in artikel 7 en 8.
. Wij nemen aan dat hiervan spaarzaam gebruik gemaakt hoeft te worden want een wijziging van een agenda kort voor een politieke avond heeft als nadeel dat niet iedereen op de hoogte is van de wijziging in de agenda of van het afvoeren van een onderwerp van de agenda etc. We willen voorkomen dat publiek met een verkeerde verwachting van de avond naar het gemeentehuis komt.
Ten behoeve van de continuïteit wordt bij grotere onderwerpen, die over een langere periode zullen terugkeren op de agenda van raad en politieke avond, zo veel mogelijk met vaste tafelvoorzitters gewerkt. De tafelvoorzitter fungeert dan als dossierhouder van betreffend onderwerp. Mede in het kader van het ‘grip krijgen op de eigen agenda van de raad’, worden bij dergelijke onderwerpen zo veel mogelijk in de startfase procesafspraken gemaakt tussen de Agendacommissie, de griffie, portefeuillehouder en ambtelijke organisatie. Deze afspraken kunnen onder meer betreffen het tijdpad, de rol van de raad op de verschillende momenten, de vorm van aan de raad aan te bieden stukken en interactie met betrokkenen.
Paragraaf 3 › Paragraaf 1
Artikel 9
Agenda van de raadsvergadering en de politieke avond
Onderdeel van Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Duiven 2017