Het declareren van de reis- en verblijfkosten, kosten voor kindoppas, kosten voor het wassen van handdoeken/gordijnen en kosten voor maaltijden bij overwerk ten behoeve van de dienst, geschiedt door middel van het daarvoor bestemde standaardformulier, onder overlegging van de vereiste bewijsstukken.
Het declaratieformulier dient voor akkoord te worden getekend door het hoofd van de afdeling waarop de ambtenaar werkzaam is.
De kosten dienen te worden gedeclareerd binnen een jaar nadat ze zijn gemaakt.