In het algemeen geldt: werk aan een open cultuur en een transparante verantwoording van publieke middelen. Daarbij kan ook worden gedacht aan het zelf actief openbaar maken van gemaakte onkosten, bijvoorbeeld via internet.
Stel een regeling en administratieve procedure vast voor de afrekening van bestuurlijke uitgaven en voor indiening en afwikkeling van declaraties. Stel hierbij standaardformulieren vast. Stel ook een regeling vast voor het gebruik van creditcards. Kortom: zorg voor een heldere administratieve procedure en leg afspraken vast.
Stel een regeling vast voor het gebruik van eigendommen en voorzieningen van de gemeente, provincie of het waterschap. Bepaal dat privégebruik niet is toegestaan, uitgezonderd de bij verordening geregelde voorzieningen.
Leg vast welke uitgaven wel en niet declarabel zijn. Dit kan worden vastgelegd in een gedragscode en in de vergoedingsregelingen voor functionele uitgaven bij gemeenten, provincies of waterschappen. Bepaal dat de uitgaven moeten worden gespecificeerd, zowel bij declaratie als bij rechtstreekse facturering.
Laat de accountants bij hun jaarlijkse controle, ook periodiek een gericht onderzoek doen naar de rechtmatigheid van bestuurlijke uitgaven. Zorg voor een sluitend systeem van rekening en verantwoording.
Zorg bij iedere buitenlandse reis voor expliciete besluitvorming vooraf en een heldere verantwoording achteraf. Informeer het algemeen bestuur.
Leg gedragsregels voor buitenlandse reizen (meereizen partner en verlenging reisduur) vast in een collegebesluit, verordening of gedragscode. In die gedragsregels wordt ten minste voldaan aan wat daarover hierboven is gesteld.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.7
Aanbevelingen
Onderdeel van Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bji gemeenten, provincies en waterschappen