In deze regeling wordt verstaan onder:
Accountbeheer: Het verrichten van (ondersteunende) activiteiten om klantrelaties te onderhouden.
* Accountmanagement: Het gestructureerd opbouwen en onderhouden van betekenisvolle relaties met relevante ‘klanten’ op verschillende niveau’s.
* Afdeling: een organisatorische eenheid als onderdeel van de gehele gemeentelijke organisatie. De afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd die als integraal manager optreedt.
* Afdelingshoofd: leidinggevende die duurzame en strategische verbindingen legt tussen aandachtsgebieden, stakeholders en ontwikkelingen in- en extern, die schakelt tussen lijn- en programmamanagement, sparringpartner is die met het bestuur de effecten bereikt uit het collegewerkprogramma en/of die door (toekomstige) ontwikkelingen worden ingegeven. Stuurt flexibel en creatief op de resultaten die afdeling én programma’s/projecten beogen en is daarvoor eindverantwoordelijk. Als lid van het strategisch management team geeft hij/zij loyaal vorm aan de integrale verantwoordelijkheid voor de organisatie en de adviezen aan het bestuur.
* Afdelingsplan: Integraal werkplan gebaseerd op de collegeprogramma’s met een looptijd van een jaar waarin de planning, prioriteitsstelling en de verdeling van middelen naar de te leveren producten/diensten onderverdeeld per team worden vastgesteld, alsmede de activiteiten op het terrein van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering binnen de gegeven concernbrede en bestuurlijke kaders (zoals o.a. het organisatieplan, het collegewerkprogramma en de programmabegroting en de productenraming).
* Ambtelijke organisatie: het personeel en zijn taken en het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de werkprocessen binnen het ambtelijke apparaat.
* Budgetbeheerder: medewerker die middelen in de vorm van budgetten of investeringskre-dieten beheert (registreert / controleert) en die tijdig rapporteert/ signaleert ten aanzien van de (wijze van) uitnutting van de budgetten en investeringskredieten aan de budgethouder en integraal manager.
* Budgethouder: medewerker die zorg draagt voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de middelen (budgetten en investeringskredieten) en die daarover verantwoording aflegt binnen de planning & control cyclus. Het binden van de organisatie door het aangaan van verplichtingen vindt plaats binnen de vastgestelde mandaten, binnen het budget en in lijn met het vastgestelde beleid.
* Contractbeheerder: medewerker die namens de contracthouder het beheer voert over de nakoming en uitvoering van afspraken gemaakt in het kader van een contract met een externe partij en die tijdig signaleert / rapporteert aan de contracthouder en integraal manager.
* Contracthouder: medewerker die in het kader van integraal management aanspreekbaar en verantwoordelijk is voor de realisatie van in een contract vastgelegde leveringen/diensten in relatie tot het budget. en die binnen dat contract met contractpartij invulling geeft aan de gemeentelijke doelen, resultaten, effecten.
* Integraal management: het behalen van de afgesproken resultaten met optimale inzet van de beschikbare middelen binnen de vastgestelde kaders op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting, inclusief de uitvoeringsorganisatie en contractpartij. Integraal management is opgedragen aan de integraal manager. Deze legt aan het college verantwoording af voor het gebruik van de middelen en het behalen van de resultaten.
* Integraal middelenbeleid: beleid ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting.
* Leveranciersmanagement: het pro-actief ondersteunen van het college, individuele portefeuillehouders en contracthouders in hun rollen ten aanzien van andere partijen die producten en diensten leveren ten behoeve van de taken van de gemeente. Ondersteuning behelst bewaken van processen en resultaten, adviseren bij besluiten/besprekingen, verbinden van stakeholders, innoveren, voorbereiden nieuwe contractafspraken en inschatten / beheersen van (politieke) risico’s.
* Leidinggeven: het richting geven aan de activiteiten van functionarissen die hiërarchisch direct of indirect ondergeschikt zijn, of zich in een situatie bevinden die daarmee vergelijkbaar is, zulks blijkende uit deze regeling alsmede uit het vastgestelde functieboek.
* Opdrachtgever: een persoon die verantwoordelijk eigenaar is van een project of een programma en die een ander (opdrachtnemer) inschakelt om de gewenste resultaten te bereiken. Hij/zij geeft daarbij duidelijk –smart- de te bereiken resultaten, de verwachtingen over de samenwerking en de kaders waarbinnen de opdrachtnemer kan opereren aan. Opdrachtgever heeft daarover overeenstemming met de opdrachtnemer.
* Opdrachtnemer: een persoon die door de eigenaar van een project of een programma is ingeschakeld om de gewenste resultaten te bereiken. Hij/zij vraagt daarbij duidelijk de te bereiken resultaten uit en stemt de verwachtingen over de samenwerking/uitvoering, de kaders waarbinnen hij/zij wenst te opereren af.
* Overlegvorm: een structureel overleg binnen de organisatie om tot een goede afstemming van de werkzaamheden te komen.
* Planning & Control cyclus: instrumentarium in het kader van bedrijfsmatig werken met betrekking tot het sturen van de organisatie, het plannen en beheersen van de uitvoering, het afleggen van verantwoording en het toezicht hierop.
* Procesbeheerder: medewerker die namens de proceshouder zorgt voor het procesonder-houd en die tijdig ontwikkelingen/inefficiëncy signaleert en voorstellen tot verbetering doet.
* Proceshouder: een medewerker die directe sturing geeft aan en verantwoordelijk is voor het efficiënt laten verlopen van het proces.
* Programmamanagement: over afdelingen en organsatiegrenzen heen vorm en uitvoering geven aan de visie van het college met als basis het collegewerkprogramma met oog voor omgeving, ontwikkelingen, bestuurlijk politieke context.
* Relatiebeheer: Het verrichten van activiteiten om relaties te borgen ter ondersteuning van het relatiemanagement.
* Relatiemanagement: Het opbouwen, verdiepen en verstevigen van bestendige, duurzame en waardecreëerende relaties, op het niveau van strategische partners.
* Stafafdeling: de organisatorische eenheid die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris is geplaatst.
* Strategisch managementteam (SMT): het orgaan bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de afdelingshoofden en concerncontroller (adviseur) dat opdrachtnemer is van het college en op strategisch niveau leiding geeft aan de organisatie en opdrachtgever is voor haar. Tactisch/operationele organen adviseren het SMT, rapporteren aan het SMT en zijn zijn opdrachtnemer. Het SMT kan worden uitgebreid met verantwoordelijken van externe ambtelijke organisaties die werkzaam zijn voor de gemeente Woensdrecht, voor zover in een contract of regeling de deelname is vastgelegd en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opgenomen.
* Sturing: het regelen en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden.
* Team: een eenheid op een functioneel deelgebied met een samenhangend takenpakket binnen een afdeling.
* Teammanager: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd direct integraal leiding geeft aan een team.
* Teammanagersoverleg: een overlegstructuur van de teammanagers over tactisch, operationele (organisatie)ontwikkelingen en bedrijfsvoeringsaspecten betreffende de teams en afdelingen. Het teammanagersoverleg kan adviezen voor het strategisch managementteam voorbereiden, is zijn opdrachtnemer en legt verantwoording af aan het SMT.
* Teamleider: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd functioneel sturing geeft aan een team gelegitimeerd door een oplegprofiel op de hoofdfunctie. Hij/zij heeft geen personele verantwoordelijkheden.
Hoofdstuk I
Artikel 1
Begripsbepalingen
Onderdeel van Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht 2017