De gemandateerde functionarissen regelen bij afwezigheid schriftelijk hun vervanging en wijzen daartoe de plaatsvervangers (of waarnemers) aan.
Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door een plaatsvervanger of waarnemer, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door de woorden:
"bij afwezigheid" of "b.a."
Functie en naam plaatsvervanger
Handtekening plaatsvervanger
Naam van de gemandateerde