In de voorbereidingsfase van het evenement kunnen verschillende onderdelen worden onderscheiden namelijk maatregelen om geluidsoverlast te voorkomen (kortweg: maatregelen), het bespreken/aangeven van de te hanteren toezichtsinstrumenten en communicatie. Deze drie items tezamen worden in het zogenoemde vooroverleg besproken. Onderstaand wordt puntsgewijs aangegeven welke items er uit geluidsoogpunt in het vooroverleg worden behandeld.
Maatregelen om geluidsoverlast te voorkomen of te beperken
De volgende maatregelen kunnen worden genomen door de organisatie:
Een goede programmering (lees: afwisseling) van de (soorten) muziek of andere geluid producerende evenementenonderdelen;
De locatiekeuze van de geluidsbronnen. De organisatie geeft in het vooroverleg aan hoe ze de geluidsbronnen willen plaatsen. Indien gewenst kan de ODMH hierover adviseren. De gemeente bepaalt vervolgens welke geluidsnorm wordt opgenomen. Uiteindelijk wordt de definitieve inrichting vastgelegd op een plattegrond die hoort bij de vergunning;
Het toepassen van een geluidsbegrenzer;
Het geleidelijk terugdraaien van de bastonen aan het einde van het evenement;
Het beperken van de soundcheck voorafgaand aan het evenement.
Er zullen hierover goede afspraken met vergunningverleners, toezicht en handhaving en organisatoren worden gemaakt om naleving van de norm te borgen, met een goede vertaling naar de vergunningvoorschriften.
Om te kunnen beoordelen of er mogelijkheden zijn voor toepassing van nieuwe technieken, worden de evenementenorganisaties geadviseerd professionele ondersteuning in te huren om goede geluidskwaliteit te leveren. Als een geluidsadviseur vroegtijdig meekijkt, kan de terreininrichting optimaal worden benut om een goede balans tussen hinder en kwaliteit te verkrijgen.
Toezichtinstrumentarium
De volgende toezichtsinstrumenten kunnen (indien gewenst door de gemeente) bij de voorbereiding van het evenement worden besproken/betrokken:
De opleveringscontrole. Van belang is dat vanaf het begin van de opbouw van het evenement tot de gereed melding controle plaatsvindt. Het gaat dan met name om de plaats en het eventueel begrenzen van de geluidsbron(nen);
De geluidsmeting. Vooraf wordt inzicht verschaft in de plaats waar en de wijze waarop wordt gemeten;
De evaluatie van het evenement. Na afloop van het evenement vindt een zorgvuldige evaluatie van het verloop van het evenement met de organisatie plaats.
Communicatie
De meest in het oog springende elementen van communicatie bij evenementen zijn:
Het instellen van een telefoonnummer voor informatie en klachten tijdens het evenement (door de organisatie van het evenement);
Het geven van voorlichting aan omwonenden (plaats en begin – en eindtijd van evenement) door de evenementenorganisatie (bewonersbrieven/flyers).
Wanneer de bovengenoemde drie items worden betrokken bij het vooroverleg dat tussen de gemeente en de vergunningaanvrager wordt gehouden, worden in een later stadium problemen voorkomen. Belangrijk uitgangspunt is dat de vergunninghouder een vast aanspreekpunt aanwijst. Deze persoon moet bekend zijn met alle vergunningsvoorschriften en is tijdens het evenement aanwezig. De gemeente wijst na ontvangst van de vergunningaanvraag een aanspreekpunt (vergunningverlener) aan, het aanspreekpunt hoeft niet tijdens het evenement aanwezig te zijn.
Hoofdstuk 5 › De voorbereidingsfase van het evenement 5.2
Artikel 5.2.1
Artikel 5.2.1
Onderdeel van Handhavingsbeleid geluidsnormen bij evenementen regio Midden-Holland