**1..** De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden (en de systemen waarin ze zich bevinden) overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden.
**2..** Het overzicht beschrijft de informatiebestanden met hun bewaartermijnen en de werkprocessen, taken en functies waaruit de bestanden voortkomen.
**3..** Uit het overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en –systemen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.
**4..** Van digitale informatiebestanden moeten gedurende de bewaartermijn ook de technische gegevens worden vastgelegd in het overzicht conform artikel 24 van de Archiefregeling.
**5..** De afdeling die een informatiebestand in beheer heeft doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van het informatiebestand.
**6..** Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de afdeling waar het betreffende digitale informatiebestand is opgemaakt of ontvangen;
de afdeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor het daarbij aan hen overgedragen informatiebestand;
de sectie Automatisering indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.
**7..** De sectie Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het zesde lid bedoelde conversie en migratie.
Hoofdstuk IV
Artikel 18