Voor het melden van een datalek aan betrokkenen geldt eveneens dat dit ‘onverwijld’ moet gebeuren. Er gelden hiervoor geen specifieke termijnen maar onnodige vertraging moet worden vermeden. De wijze waarop betrokkenen worden geïnformeerd, bepaalt de gemeente zelf. Een goed doordachte communicatiestrategie is dan ook van belang om reputatieschade zo beperkt mogelijk te houden. Het team Communicatie is hierbij nadrukkelijk betrokken evenals de gemeentesecretaris. De informatie die verstrekt moet worden, gaat minimaal in op de volgende vragen:
Wat is er aan de hand en wat zijn de mogelijke gevolgen voor betrokkenen?
Waar kan betrokkenen terecht met vragen?
Wat kan betrokkenen zelf doen?
Indien adresgegevens van betrokkenen bekend zijn, kan melding plaatsvinden via een brief of via email met eventueel verwijzing naar een website met aanvullende informatie of meest gestelde vragen van betrokkenen (FAQ). De email of brief kan daardoor beknopt blijven. Vanuit de nazorg zorgt de gemeente ervoor dat betrokkenen de mogelijkheid hebben om vragen te kunnen stellen hetzij via een daarvoor ingericht emailadres of telefoonnummer.
Hoofdstuk
Artikel 5.3