Het is niet altijd eenvoudig om erachter te komen waarom iemand niet meer zelfstandig kan deelnemen en welke ondersteuningsbehoefte daarbij past. Het is daarvoor noodzakelijk om met de mensen of met de mensen in hun omgeving in gesprek te gaan en samen onderzoek te doen naar mogelijke oplossingen. Uit dat onderzoek kan blijken dat mensen in staat zijn om op eigen kracht of met behulp van hun omgeving hun problemen op te lossen. Er kan ook uitkomen dat het nodig is dat de gemeente bijspringt, bijvoorbeeld met individuele maatwerkvoorzieningen.
De hoofdlijn is daarom: eerst meldt iemand zich met een hulpvraag, dan vindt er een gesprek plaats met cliënt om de problemen en ondersteuningsbehoefte in kaart te brengen (het onderzoek). Daarna volgt eventueel een aanvraag voor een bepaalde voorziening.
Er zal dus na een melding altijd een onderzoek plaats vinden, voordat een aanvraag voor een maatwerkvoorziening gedaan kan worden. Alleen als de gemeente, al dan niet in samenspraak met de cliënt, een gesprek of onderzoek niet zinvol acht, kan meteen een aanvraag gedaan worden. Bijvoorbeeld, omdat de cliënt al voldoende bekend is bij de gemeente en het om een herhalingsaanvraag gaat. Ook kan een aanvraag worden gedaan als de afhandelingstermijn van een melding van 6 weken is overschreden.
Op meldingen van cliënten die nog niet eerder in contact zijn geweest met het Wmo-loket volgt in principe altijd een onderzoek. Een gesprek is niet altijd nodig als bijvoorbeeld direct duidelijk is dat het een eenvoudige en enkelvoudige vraag betreft. Bij een cliënt die al in beeld is bij het Wmo-loket van de gemeente wordt gekeken of zijn situatie veranderd is of niet. Als er sprake is van een nieuwe ondersteuningsvraag krijgt hij (opnieuw) een gesprek. In schema ziet dat er zo uit:
Een melding van een hulpvraag wordt binnen 6 weken afgehandeld. In die 6 weken vindt het gesprek en het onderzoek plaats en ontvangt de betrokkene een verslag daarvan. Als er sprake is van spoed, wordt de spoedprocedure gevolgd. Dat betekent dat er zo snel als nodig en mogelijk ondersteuning wordt ingezet. Dit in overleg met en ter beoordeling aan de medewerkers van het Wmo-loket.
Een aanvraag voor een maatwerkvoorziening wordt binnen 2 weken afgehandeld, tenzij een aanvullend medisch advies noodzakelijk is.