Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een aanvraag tot subsidievaststelling bij de gemeente Houten in te dienen. Dit verzoek dient te voldoen aan de “Algemene subsidieverordening” en vergezeld te gaan van:
Een inhoudelijke rapportage, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media.
Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Houten.
Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst.
De vaststelling vindt plaats binnen 6 weken na indiening van de aanvraag tot subsidievaststelling. Betaling vindt plaats binnen twee weken na verzending van de beschikking tot subsidievaststelling.