**1..** De welstandscommissie vergadert tenminste eenmaal per maand op een vaste dag en een vast tijdstip, volgens een tevoren, per kalenderjaar vast te stellen rooster. De kleine commissie vergadert om de twee weken volgens een tevoren, per kalenderjaar vast te stellen rooster.
**2..** De agenda voor een openbare vergadering van de welstandscommissie wordt minimaal een dag voor de vergadering ter inzage gelegd bij de gemeentewinkel in het gemeentehuis in Beilen en de gemeentelijke website. Op het voorgaande wordt op de gemeentelijke pagina in de 'krant van Midden-Drenthe' wekelijks gewezen.
**3..** De vergaderingen van de welstandscommissie vinden plaats op het gemeentehuis in Beilen. Indien uitgeweken wordt naar een andere vergaderlocatie dan wel een ander tijdstip dan wordt dit bekend gemaakt via de 'krant van Midden-Drenthe' en de gemeentelijke website.
**4..** De behandeling van bouwplannen door de welstandscommissie is openbaar, tenzij de voorzitter, de gemeente, de aanvrager of belanghebbenden van oordeel is/zijn dat er op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding. De openbaarheid geldt zowel voor de beraadslagingen, de beoordeling, als voor het formuleren van de conclusie, dan wel het advies.
**5..** Als nadere toelichting gewenst is en zinvol wordt geacht, wordt de aanvrager en/of ontwerper uitgenodigd voor de vergadering van de welstandscommissie waarin het betreffende plan wordt behandeld. In verband met de fatale termijnen in de Wabo kan niet om uitstel van de behandeling door de welstandscommissie worden verzocht.
**6..** Indien de aanvrager van de omgevingsvergunning voor het bouwen hierom bij het indienen van de aanvraag heeft verzocht, wordt deze door de welstandscommissie in staat gesteld tot het geven van een toelichting op het bouwplan. In het geval dat het bouwplan in de vergadering van de commissie wordt behandeld en een verzoek tot het geven van een toelichting is gedaan, dient de aanvrager van de omgevingsvergunning voor het bouwen een uitnodiging (schriftelijk, telefonisch of per e-mail) te ontvangen voor de vergadering van de commissie, waarin de aanvraag wordt behandeld. In verband met de fatale termijnen in de Wabo kan niet om uitstel van de behandeling door de welstandscommissie worden verzocht.
**7..** Alleen belanghebbenden hebben in toelichtende zin spreekrecht tijdens de vergadering van de welstandscommissie. Belanghebbenden die gebruik wensen te maken van het spreekrecht dienen dit voor de aanvang van de vergadering te melden aan de voorzitter of de secretaris. Als er belanghebbenden zijn licht de voorzitter bij de start van de vergadering de vergaderprocedure en de rol van de welstandscommissie in de omgevingsvergunning voor het bouwenprocedure toe. Dit kan ook schriftelijk of per e-mail door het verspreiden of toezenden van een folder/flyer waarin de gang van zaken van de vergadering is beschreven.
**8..** Bij de behandeling van een plan:
introduceert de ambtelijk secretaris het plan, licht dit toe en verstrekt relevante gegevens over het welstandsbeleid voor het betreffende object en/of gebied. Indien van toepassing, vat de voorzitter et in het vooroverleg gegeven commentaar samen voor de commissie en het publiek;
stelt de voorzitter opdrachtgevers, ontwerpers en eventuele andere belanghebbenden in de gelegenheid om het plan toe te lichten, respectievelijk gebruik te maken van hun spreekrecht. De voorzitter stelt, afhankelijk van de mate waarin de agenda dit toelaat, de maximale spreektijd van een ieder vast;
leidt de voorzitter de beraadslagingen van de welstandscommissie over het plan. De beraadslagingen zijn openbaar, maar opdrachtgevers, ontwerpers en eventuele andere belanghebbenden kunnen er niet aan deelnemen;
formuleert de welstandscommissie een onafhankelijk en objectief advies, gebaseerd op het gemeentelijk welstandsbeleid, dan wel de gemeentelijke welstandsnota;
vat de voorzitter de beraadslaging in begrijpelijke taal samen voor het advies en geeft aan wat eventuele vervolgstappen zijn;
redigeert de architect-adviseur onder mandaat van de commissie de definitieve teksten van de schriftelijk uit te brengen adviezen aan het College van Burgemeester en Wethouders. Hij mag in zijn advies, zonder de welstandscommissie daarin te kennen, niet afwijken van het geen tijdens de zitting is besproken.
HOOFDSTUK 2
Artikel 9
Vergaderingen
Onderdeel van Reglement van orde voor het welstandstoezicht van de gemeente Midden-Drenthe 2018