Het BBV schrijft in artikel 44 een aantal criteria voor die moeten worden gehanteerd voor het vormen van een voorziening:
Voorzieningen worden gevormd wegens:
a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (onderhoud riolering, wegen, gebouwen en dergelijke);
d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b (ontvangen van de Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel).
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende, aan arbeidskosten gerelateerde, verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden uitsluitend bij raadsbesluit ingesteld omdat aan dergelijke voorzieningen keuzes ten grondslag liggen, zoals onderhouds- en kwaliteitsniveaus.
Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen, risico’s bijdragen van derden wordt de raad geïnformeerd.
Elke voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het geschatte risico. Indien er een kans is dat een risico zich zal voordoen en de omvang van het risico niet goed is in te schatten, dan mag er geen voorziening worden getroffen. Het risico moet dan meegenomen worden in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (W&R) bij de begroting en jaarstukken.
Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:
Kans voordoen van verplichting, verlies of risico.
Zeker
Waarschijnlijk
Misschien
Omvang
financiel te bepalen?
Ja
Crediteurenschuld
Voorziening
Paragraaf W&R
Is in te schatten
Voorziening
Voorziening
Paragraaf W&R
Nee
Paragraaf W&R
Paragraaf W&R
Paragraaf W&R
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1
Instellingscriteria voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Papendrecht 2018