**1..** De (plaatsvervangend) griffier is belast met de verslaglegging van de gesprekken.
**2..** Door de (plaatsvervangend) griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
**3..** Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
**4..** Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
**5..** Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.