Het begrip e-mail wordt in dit protocol als synoniem gebruikt voor elektronisch bericht. Het betreft het samenstel van de tekst van het bericht, de contextgegevens (afzender, geadresseerde(n), tijdstip verzending, enz.) en de eventueel bijgevoegde bestanden. Eén e-mail bestaat dus uit twee of meer componenten.
Er zijn twee hoofdindelingen van e-mail die een rol spelen bij het opstellen van omgangsregels:
Functioneel en niet functionel;e e-mail
Schematisch weergegeven ziet deze indeling er als volgt uit:
Functionele / Privé e-mail
De e-mail die een medewerker uit hoofde van zijn (of haar) functie ontvangt / verzendt is functionele e-mail.
Alle e-mail die een medewerker als privé persoon ontvangt of verzendt, en die dus niet is gerelateerd aan het feit dat de medewerker een functie binnen de overheid bekleed, wordt getypeerd als privé e-mail.
Archiefwaardige (formeel) / Niet archiefwaardige (niet-formeel) e-mail
Indien een e-mail functioneel is dient vastgesteld te worden of deze in aanmerking komt voor archivering. Hiervoor gelden in principe dezelfde criteria (uit de Archiefwet 1995) als voor ‘normale’ post die op papier wordt verzonden of ontvangen. De opsteller c.q. de ontvanger van het bericht is degene die in eerste instantie de selectie uitvoert of het bericht wel of niet gearchiveerd dient te worden.
Elektronische post / e-mailberichten:
Deze begrippen zijn in dit protocol synoniem.
Informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan e-mail berichten, webformulieren en SMS berichten.
De verzendinformatie en het aan het bericht toegevoegde elektronische document maken integraal onderdeel uit van het elektronische postbericht.
Algemene postbus
Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld info@loonopzand.nl
Persoonlijke postbus
Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand.
Gemeentelijk e-mailadres
Elektronisch postadres eindigend op @loonopzand.nl.
Gemeentelijke website
De internetsite van de gemeente Loon op Zand, www.loonopzand.nl.
Datum/tijdstip ontvangst
Als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt.(Artikel 2:17 awb)
Attachments
Ofwel “bijlagen”. Het is mogelijk om met een e-mail bericht één of meerdere bijlagen mee te sturen. Alles wat digitaal opgeslagen kan worden kan als bijlage meegestuurd worden, zoals tekstdocumenten, foto’s en programma’s.
De gemeente
De gemeente Loon op Zand.
Disclaimer
Om problemen te voorkomen ten aanzien van de status van een e-mail bericht moet ieder extern verzonden e-mail bericht worden voorzien van een disclaimer. Zie pagina 16 voor de tekst van de disclaimer.
Origineel
De formele post zoals die door de gemeente ontvangen dan wel verzonden is.
Afschrift
Een kopie, waarvan de inhoud identiek is aan die van het origineel
Archiefexemplaar
De digitale kopie van het elektronisch bericht dat door een medewerker aan DIV wordt aangeboden. Een archiefexemplaar is qua vorm, inhoud en structuur identiek aan het door een medewerker of derde opgestelde bericht.
Interne e-mail
Afzend- en bestemmingsadres zijn gelegen binnen de organisatie van de gemeente Loon op Zand.
Externe e-mail
Afzend- dan wel bestemmingsadres is gelegen buiten de organisatie van de gemeente Loon op Zand.
Archivering
De bij de wet gestelde normen voor bewaring en vernietiging van overheidsdocumenten gelden onverkort voor elektronische documenten. Hierbij wordt toegestaan dat afdelingen en personen rechtstreeks e-mail ontvangen en verzenden, waarbij onderscheid wordt gemaakt in twee soorten e-mail:
De groep formele e-mail met aanvragen en dergelijke die gearchiveerd dienen te worden. Iedereen die de mogelijkheid heeft e-mail te ontvangen en te versturen heeft de verantwoordelijkheid om binnenkomende e-mail op zijn persoonlijk e-mail adres te beoordelen op het formele karakter en indien nodig door te sturen naar het info@loonopzand.nl adres. Daar wordt het afgedrukt en geregistreerd en gearchiveerd. Als correspondentieadres naar buiten wordt in principe alleen het infoadres bekend gemaakt.
De groep informele e-mail welke de status heeft van een telefoongesprek. Voor de afhandeling van de informele e-mail kan de betrokken functionaris zelf zorgdragen.
Voor de duidelijkheid, niet functionele c.q. privé e-mail valt hoe dan ook buiten deze beoordeling
Observatie
Het onderzoeken van het gebruik van e-mail binnen de technische infrastructuur van de gemeente door kennis te nemen van de inhoud van elektronische postbussen en door het genereren van kengetallen omtrent het gebruik.
Medewerker
Persoon (m/v) met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Loon op Zand, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers.
Behandelaar
Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies