Inkomende e-mail
Iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten controleert dagelijks zijn postbus op ingekomen berichten. Bij langere afwezigheid dient de afwezigheidsassistent aangezet te worden. Het afdelingshoofd controleert hierop.
Elke medewerk(st)er van de gemeente Loon op Zand, die toegang heeft tot het gemeentelijk netwerk, beschikt over een e-mailadres, als volgt opgebouwd: voorletter.tussenvoegsel(s)achternaam@loonopzand.nl
E-mail die ontvangen wordt op het persoonlijke e-mailadres heeft de status van een telefoongesprek en wordt in beginsel aangemerkt als informeel of niet functioneel.
Als op een persoonlijk e-mail adres van een medewerker berichten binnenkomen die voldoen aan het begrip formele post stuurt de betreffende ontvanger deze post door naar het centrale e-mail adres, info@loonopzand.nl waar het geprint wordt en op de normale manier afgehandeld wordt.
Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen.
Iedere gebruiker zorgt dat zijn e-mail faciliteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het binnenhalen of versturen van extreem grote bestanden (groter dan 3 Mb). Indien dit functioneel is neemt de gebruiker vooraf contact op met de helpdesk. (helpdesk@loonopzand.nl)
Teneinde de opslagcapaciteit van de centrale server niet onnodig te belasten is elke medewerk(st)er die beschikt over een e-mailadres gehouden zijn/haar postbus regelmatig op te schonen. Berichten in de persoonlijke mailbox van de gebruiker blijven max. 50 dagen bewaard.
Naar buiten wordt als regel het centrale e-mail adres van de gemeente bekend gemaakt: info@loonopzand.nl
De afdeling DIV beheert de centrale e-mail postbus van de gemeente en zorgt dat de berichten zo nodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen.
Het gebruik maken van een e-mailadres via een andere provider voor functionele berichten is niet toegestaan.
Ook voor e-mail geldt dat de manier waarmee er mee wordt omgegaan en het taalgebruik de goede naam van de gemeente niet mag aantasten.
Medewerkers zijn gerechtigd het e-mailsysteem te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is of ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. Hierbij wordt ook naar het vastgestelde privacy reglement verwezen. De algemeen geldende fatsoensnormen dienen in acht te worden genomen, waarbij de medewerkers gebonden zijn aan de volgende voorwaarden:
De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de persoonlijke e-mail berichten.
Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te versturen.
Voor uitgaande e-mail geldt het volgende:
Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet-formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend via een standaard disclaimer.
Van originelen mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden door de ambtenaar zelf.
Verzonden afschriften moeten in het elektronisch postbericht duidelijk als afschrift zijn aangemerkt.
Het is niet toegestaan als vertrouwelijke aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden.
Iedere externe verzonden e-mail wordt automatisch voorzien van een disclaimer via het ondertekeningsblok.
Bij thuiswerkzaamheden ten behoeve van werkgever zijn alle hierboven genoemde voorwaarden vanzelfsprekend eveneens van toepassing.
Artikel 7.
Regels bij het gebruik van e-mail
Onderdeel van E-mail en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand