De verlening van de evenementenvergunning vindt zijn grondslag in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), het Regionaal integraal beleid Veiligheid en Gezondheid bij evenementen (hierna: Regionaal Evenementen Beleid), de APV.
In het kader van de verlening van de evenementenvergunning speelt ook de Wet voor Bevordering Integriteitsbeoordelingen Openbaar Bestuur (Wet Bibob) een rol. Op 21 augustus 2018 is de gemeentelijke Bibob-beleidslijn vastgesteld. Na inwerkingtreding van deze beleidslijn, kan een Bibob-toets deel uitmaken van de procedure inzake het verlenen van een evenementenvergunning. Dit houdt in dat een vergunning kan worden geweigerd of worden ingetrokken indien blijkt dat er een (ernstig) gevaar bestaat dat de vergunning mede zal worden gebruikt om uit strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten of om strafbare feiten te plegen.
De totstandkoming van de evenementenvergunning is gebaseerd op de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), het Regionaal integraal beleid Veiligheid en Gezondheid bij evenementen (hierna: Regionaal Evenementen Beleid), de APV. Op een aanvraag wordt in beginsel binnen acht weken na de datum van ontvangst van de aanvraag beslist. In het kort wordt op de hoofdzaken van het werkproces van de vergunningverlening ingegaan.
a. Ontvangst van de aanvraag, opvraag ontbrekende gegevens (opschorting termijn)
De procedure start juridisch met de ontvangst van het ingevulde standaard aanvraagformulier van de organisator van het evenement. Het betreffende aanvraagformulier kan gedownload worden op de website. Dan wel worden opgevraagd bij de medewerkers APV/bijzondere wetten van het BBP. Beoogd wordt de aanvraagformulieren digitaal ingevuld en ingediend kunnen worden.
De organisator van het evenement dient een volledig ingevulde, actuele vergunningaanvraag met actuele bijlagen in te dienen.
Afhankelijk van de aard van het evenement zijn aanvullende gegevens vereist, bijvoorbeeld een situatietekening van een gebouw of de plaatsing van een tent, een verkeersplan, een veiligheidsplan.
Door de medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP wordt gecontroleerd of de aanvraag volledig is, zodat een ontvangstbevestiging kan worden verzonden.
Ontbreekt informatie dan dient deze binnen een redelijke termijn (circa 2 weken) ingeleverd/nagezonden te worden. De aanvraag wordt dan opgeschort. De aanvrager ontvangt hiervan schriftelijk bericht van de medewerkers APV/bijzondere wetten.
De vergunningverleners van APV en bijzondere wetten ondervinden steeds vaker hinder van het te laat indienen van vergunningaanvragen. De vergunning moet dan vaak onder tijdsdruk met alle mogelijke gevaren en risico’s worden verleend. Er wordt daarom strikter toegezien op te laat ingediende vergunningaanvragen waarbij de veiligheid in het geding is.
In de APV is opgenomen dat indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan drie weken vóór het tijdstip waar op de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, het bestuursorgaan kan besluiten de gevraagde vergunning te weigeren.
b. Beoordeling risicoclassificatie van het evenement, opvraag ontbrekende gegevens (opschorting termijn), advies aanvraag, publicatie
Na de ontvangst en verzending van de ontvangstbrief wordt door de medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP aan de hand van de risicoclassificatie van het evenement bekeken van wat voor een soort risico klasse evenement er sprake is. (Nadere uitleg hierover is te vinden in paragraaf 3.5). De risicoclassificatie is een interne ambtelijke aangelegenheid waarover geen discussie mogelijk is tussen de gemeente en organisator van het evenement. De score geeft richting aan de behandelaanpak van het vergunningsproces, conform het Regionaal Evenementen Beleid.
Het kan zijn dat op grond van de bepaling van de klasse-indeling van het evenement nog aanvullende informatie van de organisator van het evenement nodig is. In dat geval wordt de aanvraag schriftelijk opgeschort en dient de ontbrekende informatie binnen een redelijke termijn (circa 2 weken) ingeleverd/nagezonden te worden.
Advies omtrent het op een veilige of verantwoorde wijze laten plaatsvinden van het evenement kan opgevraagd worden bij: - de afdeling Dienstverlening, Domein Ruimte; Brandweer Limburg-Noord; GHOR Limburg-Noord (loketfunctie voor GGD, GGZ en Ambulancezorg) en de Politie.
Omdat er belangen van derden geschaad kunnen worden wordt de aanvraag na ontvangst gepubliceerd in het Gemeenteblad, www.overheid.nl onder Gemeenteblad en publicerende organisatie: Leudal. Derden kunnen dan een zienswijze indienen.
Informatie over aanvragen kan worden opgevraagd bij de medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP en/of de coördinator evenementenvergunningen.
c. Voorbereiding evenementenvergunning, verzending, publicatie
Als de adviezen zijn ontvangen worden deze kritisch beoordeeld en op elkaar afgestemd. Mochten de adviezen niet worden opgevolgd dan wordt door de medewerkers BBP APV en bijzondere wetten contact opgenomen met de adviserende instantie.
Als er geen reden is de vergunning te weigeren, (de weigeringsgronden worden nader toegelicht in paragraaf 5) wordt de evenementenvergunning voorbereid door medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP.
De vergunning bestaat uit een begeleidende informatiebrief én deelbesluit(en) met vergunningvoorschriften en mogelijke andere stukken. Zoals adviezen van bijvoorbeeld de Politie, Veiligheidsregio Limburg-Noord (Brandweer en GHOR), verkeersbesluiten enzovoorts.
De ondertekening van de evenementenvergunning vindt plaats volgens de geldende mandaatregeling.
Evenementen waarbij er sprake kan zijn van bijvoorbeeld veiligheidsrisico’s of andere risico’s worden door de burgemeester ondertekend.
Vervolgens wordt de evenementenvergunning naar de organisator van het evenement estuurd. Een afschrift van de evenementenvergunning wordt naar de adviseurs (interne en externe disciplines en/of hulpdiensten) gestuurd.
De verleende vergunning wordt geplaatst in het Gemeenteblad. En is te vinden op de website onder het kopje www.leudal.nl/bekendmakingen. De bezwaar- en beroepsmogelijkheden zijn hierin opgenomen. Omdat het indienen van een bezwaarschrift geen schorsende werking heeft voor de vergunning, kan in geval van spoed een verzoek tot voorlopige voorziening worden ingediend bij de Rechtbank.
Evenementen in de gemeente Leudal zijn onder andere te vinden op de website van de gemeente Leudal, op de website Liefde voor Limburg, de website Kunst en Cultuur Leudal én op de website van VVV Midden-Limburg. Verder kan de burger zich aanmelden voor een attenderingsservice. De burger ontvangt vervolgens de gerichte opgevraagde informatie per e-mail. In de ‘Over uw buurt’- app (en e-mailservice) van de Rijksoverheid (zie www.overuwbuurt.overheid.nl) kunnen inwoners ook informatie over besluiten ontvangen die direct invloed hebben op hun omgeving, zoals vergunningen en plaatselijke regelgeving.
Hoofdstuk 1. › Paragraaf 3
Artikel 3.4
Werkproces van verlening evenementenvergunning
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen (2019)