De griffier draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. De aanmerking voor geheime documenten gebeurt strikt op basis van uitzonderingsgronden, genoemd in de Wet Openbaarheid van Bestuur (artikel 10 en 11 WOB). Met gemeentearchivaris vindt overleg plaats over oplegging, raadpleging, opheffing en mogelijke verlenging van geheime documenten.
5.3 Vervanging van documenten