De getekende verslaglegging van de gevoerde gesprekken in het kader van de HR-cyclus wordt gedurende vijf jaar bewaard in het digitale beoordelingssysteem. Indien het functioneren van een ambtenaar daar aanleiding toegeeft, kunnen formulieren langer worden bewaard. De betreffende ambtenaar wordt daarvan op de hoogte gesteld. Inzage in de stukken is uitsluitend toegestaan aan de ambtenaar, de leidinggevende, de naasthogere leidinggevende, de directie, het college en de ambtenaren die uit hoofde van hun functie geautoriseerd zijn.