Het concern draagt zorg voor de financiering van het Ontwikkelbedrijf (rekening courant).
Voor de in rekening courant gestorte of opgenomen gelden wordt de binnen de gemeente gehanteerde omslagrente vergoedt dan wel berekend:
de rente wordt binnen het Ontwikkelbedrijf toegerekend aan de diverse kosten en opbrengsten;
expliciet voor projecten gemaakte kosten worden rechtstreeks op het project verantwoord. De overige kosten, inclusief rente en beheerskosten, worden via een omslag toegerekend aan de lopende projecten op basis van de gemaakte kosten;
aan verspreid liggende gronden worden geen omslagkosten toegerekend, tenzij anders bepaald door het hoofd Ontwikkelbedrijf c.q. besloten door het college.
Alvorens werkzaamheden in het kader van de grondexploitatie kunnen worden uitgevoerd, dient de raad hiervoor een krediet beschikbaar te stellen. Een voorbereidingskrediet kan worden verleend zonder een (uitgebreide) grondexploitatieberekening.
Een door de raad verleend krediet voor een grond- c.q. vastgoedexploitatie dient in overeenstemming te zijn met de door het college vastgestelde exploitatieopzet. Voor iedere grond- c.q. vastgoedexploitatie wordt in principe apart krediet verleend door de raad.
Voor het aangaan van sluitende grondexploitaties (rendabel) wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 0,5 miljoen. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Het college is gemachtigd exploitaties in exploitatie te nemen waarvan de geraamde investeringen de € 0,1 miljoen niet te boven gaat. Opnamen van dit krediet worden gemeld middels de prorap. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting.
De ambtelijk opdrachtgever is budgethouder voor alle middels begroting c.q. begrotingswijzigingen verleende kredieten ten behoeve van een project.
Zodra het hoofd Ontwikkelbedrijf een projectleider heeft aangewezen is deze deelbudgethouder.
Projectleider, ondersteund door de planeconoom, rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever over het project die rapporteert aan de bestuurlijk opdrachtgever. Voorts rapporteert de projectleider aan het hoofd Ontwikkelbedrijf over de voortgang van de aangenomen opdracht.
De projectorganisatie is verantwoordelijk voor het opstellen van de haalbaarheidsplannen en de (globale) exploitatieopzetten. De planeconoom biedt de binnen het project geaccordeerde opzetten, vergezeld van de basisdocumenten, ter toetsing aan de SMO (financiële sturing en consolidatie) aan.
Per fase van een project wordt een krediet beschikbaar gesteld.
Ten behoeve van de kosten die gemaakt worden in de projectfasen vóór de uitvoeringsfase van een project wordt jaarlijks in de gemeentebegroting en post voorbereidingskosten projecten opgenomen ad € 1 miljoen binnen het Ontwikkelbedrijf. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Deze post wordt als krediet verleend door de raad. Voornoemd bedrag wordt zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Middels besluit van het college worden ten laste van deze post budgetten toegewezen voor de diverse projectfasen. Deze budgetten worden financieel verantwoord als voorbereidingskredieten (deelkredieten van de post voorbereidingskosten projecten). In deze voorbereidingskredieten wordt rekening gehouden met een jaar renteverlies.
Bij de aanvraag voor een budget (voorbereidingskrediet) voor een volgende projectfase wordt een overzicht van de reeds gemaakte kosten voor de voorgaande projectfasen gevoegd. Zo mogelijk wordt een doorkijk gegeven van de nog te maken voorbereidingskosten tot de realisatiefase.
Vóór een project overgaat naar de realisatiefase wordt een exploitatieopzet vastgesteld door B&W. Hierin worden de voorbereidingskosten van de voorgaande fasen meegenomen en gedekt. De post voorbereidingskosten is dus in principe revolving c.q. rendabel. Indien een project niet wordt uitgevoerd komen de gemaakte voorbereidingskosten van alle uitgevoerde fasen alsnog ten laste van het verantwoordelijke/initiërende beleidsterrein (algemene middelen). De toewijzing van budgetten voor de diverse projectfasen en een eventueel verantwoorden van de kosten van een niet gerealiseerd project ten laste van de algemene middelen wordt gerapporteerd middels de prorap.
Voor de daadwerkelijke realisatie van een project (onderzoeken, aankopen, civiel technische werken et cetera) verstrekt de projectleider schriftelijk opdracht en stelt hij de bijbehorende opdrachtbudgetten ter beschikking. Deze worden vooraf aan de exploitatieopzet c.q. het voorbereidingskrediet getoetst door de planeconoom. De opdrachtbudgetten worden bewaakt door het project (projectleider/planeconoom) en de Afdeling Bedrijfsvoering, team Specials. De vastlegging van de externe opdracht geschiedt conform de gemeentelijke regelgeving van de verplichtingenadministratie. Streven is om ook de interne verplichtingen (opdrachtbudgetten) middels een geautomatiseerd systeem vast te leggen.
De opdrachtbudgetten dienen in overeenstemming te zijn met de desbetreffende vastgestelde exploitatieopzet en moeten passen binnen de beschikbaar gestelde kredieten. Indien er geen vastgestelde exploitatieopzet is moeten de opdrachtbudgetten passen binnen het vastgestelde voorbereidingskrediet.
Indien geen krediet is verleend kunnen geen opdrachten worden verleend c.q. kosten worden toegerekend.
De opdrachtnemer is er zelf verantwoordelijk voor dat de opdracht binnen het opdrachtbudget wordt uitgevoerd. Ongeacht zijn lijnverantwoordelijkheid rapporteert hij daarover periodiek aan de projectleider. Bij dreigende over- en onderschrijdingen dient de opdrachtnemer de projectleider daarover onverwijld en vroegtijdig te informeren, zodat er sprake kan zijn van eventuele bijsturing.
De projectleider en de planeconoom toetsen periodiek de voortgang van de opdracht in kwaliteit, voortgang en geld onder eindverantwoordelijkheid van de projectleider.
Nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd en door de projectleider zijn goedgekeurd, wordt een nacalculatie opgesteld en wordt de desbetreffende opdracht beëindigd.
De bijbehorende (opdracht)budgetten worden in de administratie afgesloten.
Het hoofd Bedrijfsvoering en de Concerncontroller kunnen nadere eisen stellen aan de vorm en parafering van de procedure tot opdrachtverstrekking, tot beëindiging daarvan en bij budget over- en onderschrijdingen.
Deze komen tot uitdrukking in het mandaatbesluit.
Hoofdstuk
Artikel 6
Financiering en financiële organisatie Ontwikkelbedrijf; Budgetverantwoordelijkheid en kostentoerekening
Onderdeel van Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009