**1..** De secretaris van de klachtencommissie houdt de registratie bij van de bij de klachtencommissie ingediende en in behandeling zijnde klachten inzake ongewenste omgangsvormen en de behandeling ervan. Slechts de leden van de klachtencommissie hebben inzage in de dossiers.
**2..** Na afhandeling van een klacht draagt de secretaris van de klachtencommissie het daarbij behorende dossier over aan het hoofd P&O van de gemeente waarop de klacht betrekking heeft.
**3..** Het hoofd P&O vernietigt vijf jaar na afhandeling van de klacht het desbetreffende dossier.