Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit
ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie,
blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie
de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document
betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium
van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar
ervan is verzonden.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te
worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige
wijze kunnen worden teruggevonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet
benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de
verantwoording daarover, of die niet in verband met enig
wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of
bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met
de burger.