Ieder vergunningplichtig evenement wordt aangevraagd met een aanvraagformulier conform het regionaal model. Hierdoor is het aanvragen van een evenementenvergunning voor een evenementenorganisator in Twente veelal vergelijkbaar. Dit model omvat de benodigde onderdelen om een goede risicoclassificatie te kunnen doen. Naast dit formulier, dragen ook bijlagen als een situatietekening van het terrein en een tenttekening bij aan het kunnen uitvoeren van een juiste risicoclassificatie. Het regionaal aanvraagformulier is opgenomen in bijlage 1.
3.2.1. Indieningstermijnen- en vereisten
De gemeente bepaalt de indieningstermijnen- en vereisten in de APV. Om zicht te krijgen op de eventuele risico’s die een evenement met zich meebrengt en om op basis daarvan een goede afweging te kunnen maken zijn twee criteria van belang: 1) voldoende tijd en 2) een duidelijk beeld van het evenement. Om die reden wordt uitgegaan van onderstaande indieningstermijnen- en vereisten bij vergunningsplichtige evenementen.
Indieningstermijnen[8]
De indieningstermijn is afhankelijk van de risicoclassificatie van het evenement.
De reden hiervoor is dat de behandelaanpak van een evenement met meer risico’s meer tijd vraagt.
Risicoclassificatie
Indieningstermijn
A
Tussen minimaal 8 en 12 weken.
B
(minimaal) 12 weken.
C
(minimaal) 12 weken.
Indieningsvereisten
Er zijn indieningsvereisten die van toepassing zijn op ieder evenement en vereisten die alleen gelden bij bepaalde evenementen. Hieronder staan de indieningsvereisten opgenomen.
Bij ieder vergunningplichtig evenement:
Regionaal aanvraagformulier
Een op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt, met daarop (indien van toepassing):
De locatie waar diverse activiteiten plaatsvinden (bijvoorbeeld bij volksfeesten met diverse activiteiten).
De locatie van de tent(en).
De calamiteitenroute, aanrijroutes, de omgeving zoals (afgesloten) wegen, eenrichtingsverkeer, locatie van de verkeersregelaars, sloten, brandkranen, hekwerken, vrij te houden opstelplaats taxi’s, parkeerterrein, doorsteekpunten in geval van routes voor hulpdiensten en overnamepunten voor hulpdiensten
Locatie(s) van: aggregaten, lichtmasten en/of openbare verlichting, vluchtwegaanduiding, (nood)uitgang(en) van afgesloten terrein, heaters, brandstofopslag, bak- en braadinrichtingen, voertuigen, kramen, attracties, EHBO-posten, sanitaire voorzieningen.
In ieder geval bij klasse B en C evenementen, maar kan ook afhankelijk van de aanwezige risico’s bij een klasse A evenement:
1.Veiligheidsplan conform indeling zoals opgenomen in bijlage 3.
Bij evenementen waarbij een tent vanaf 50m² en/of meer dan 50 personen in de tent/tijdelijk bouwwerk wordt geplaatst:
Tenttekening(en) conform onderstaande criteria.
Op schaal van de tent(en) met inventaris in de tent(en) zoals:
stoelen, banken, tafels, statafels, tribunes, podiums, FOH (Front of House), afscheidingen (hekken en/of stage barriers), toiletten, garderobe, kassa, tappunten incl. bierboom;
aantal en maatgeving van in punt a. genoemde inventaris in de tekening of legenda
maatgeving van de ruimte(n) en/of tent(en) aangeven;
bij verschillende opstellingen van de inventaris, dient u per opstelling een aparte tekening in te dienen;
blusmiddelen met daarbij aangegeven type en gewicht/hoeveelheid van de blusstof:
draairichting en openingshoek (90º–180º) van deuren van de nooduitgangen;
aangeven op welke wijze deuren van nooduitgangen geopend kunnen worden bv. panieksluiting(P), draaiknop(K), schuif(S) of hendel(H); (een afgesloten deur in vluchtwegen is niet toegestaan)
vrije doorgangsbreedte van de (nood)uitgangen in cm;
vluchtwegaanduiding / transparantverlichtingsarmaturen;
vrije doorgangsbreedte van gangpaden en vluchtwegen in cm;
noodverlichting per ruimte;
constructietekeningen;
eigen opgave van het maximale aantal toe te laten personen per ruimte, per opstellingsplan.
Bij evenementen waarbij een podium, tribune of andere tijdelijke constructie hoger dan een meter en/of voorzien van een overkapping wordt geplaatst:
1.Constructieberekening.
[8] Met de indieningstermijn wordt de minimale termijn voorafgaande de datum dat het evenement plaatsvindt bedoeld waarop de vergunningaanvraag ingediend moet zijn.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Aanvraagformulier
Onderdeel van Evenementenbeleid (met als onderdeel het regionaal kader evenementen) Rijssen-Holten 2016