De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen.
Een verslag bevat in ieder geval:
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 20 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
Een conceptverslag wordt gelijktijdig met het digitaal ter beschikking stellen aan de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering, waarop het betrekking heeft.
Het ontwerpverslag wordt meteen na het beschikbaar komen in het Raadsinformatiesysteem geplaatst met het watermerk “nog niet vastgesteld”. Zodra het verslag is vastgesteld, wordt het nog niet vastgestelde exemplaar in het Raadsinformatiesysteem vervangen door het vastgestelde exemplaar. Als bij de vaststelling van het verslag een wijziging wordt aangebracht, dan wordt dat aan het einde van het aangepaste verslag vermeld, waarbij op de plek van de wijziging een voetnoot wordt aangebracht dat er ten aanzien van dit deel van de tekst bij de vaststelling een wijziging is aangebracht.
Opmerkingen over het verslag worden in beginsel via een tekstvoorstel op de dag vóór de vergadering van de vaststelling bij de griffier ingeleverd. De griffie zorgt dat ingediende tekstvoorstellen op de vergadertafel liggen.
Het staat aan ieder raadslid vrij in het verslag te doen aantekenen dat hij zich met een besluit, zonder hoofdelijke stemming genomen, niet heeft verenigd, evenwel zonder daarbij zijn beweegredenen te vermelden.
Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Als verslagen en besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.
Hoofdstuk 3. › Paragraaf 4.
Artikel 30.
Verslag en besluitenlijst
Onderdeel van Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en adviescommissies gemeente Dordrecht