De kapitein, reder of agent doet de vooraanmelding en deze informatie wordt door het schip of de agent bewaard in ieder geval tot het schip de volgende haven aandoet na de havens in het beheersgebied van de Havendienst Harlingen. De gegevens van de werkelijke afgifte (middels een afgifteformulier) worden aan boord van het schip bewaard tenminste tot de volgende haven na de haven van Harlingen en wordt desgevraagd ter beschikking gesteld aan de daartoe bevoegde instantie. Het “bestellen" van de inzamelaar(s) zal ook door de kapitein, reder of agent worden gedaan.