Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en commissaris gestuurd.