Art. 12 Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer — Ingekomen stukken en sessieverzoeken

1.. Het presidium doet een voorstel met betrekking tot de wijze van afhandeling van stukken ter kennisname aan de raad en brieven en andere ingekomen stukken aan de raad. 2.. Stukken ter kennisname aan de raad en brieven en andere ingekomen stukken aan de raad die niet door het presidium voor bespreking zijn geagendeerd, worden vermeld op afzonderlijke lijsten. De voorstellen van het presidium voor de wijze van afdoening van de stukken worden vermeld op de lijsten. Deze lijsten worden digitaal aan alle raadsleden toegezonden. 3.. De brieven en ter kennisname stukken worden aan de fractievoorzitters, het zelfstandig lid of de leden en de voorzitter(s) van een zelfstandige groep toegezonden, ter inzage op de fractiekamers gelegd en kunnen door alle raadsleden en commissieleden in digitale vorm aangevraagd worden bij de griffie. 3.1 Het presidium kan besluiten om ingekomen brieven aan de raad te anonimiseren voordat deze openbaar worden gemaakt als de briefschrijver hierom verzoekt en er zwaarwegende motieven aan ten grondslag liggen. 3.2 Het presidium kan besluiten om namen van personen die worden genoemd in brieven te anonimiseren, indien het belang van bescherming van de privacy of goede naam van de betrokken persoon of personen dit vereist. 3.3 Het presidium kan besluiten om brieven waarin informatie is opgenomen waarop geheimhouding rust al dan niet geanonimiseerd te vermelden op de lijst met ingekomen stukken. De brief is dan niet openbaar en wordt derhalve niet ter openbare inzage aangeboden. Alleen raadsleden kunnen het stuk inzien. 3.4 Voor alle in lid 3.1, 3.2 en 3.3. genoemde brieven geldt dat deze met behoud van alle gegevens voor de raadsleden ter inzage liggen op de griffie, voor een periode van vier (4) weken. Alleen raadsleden kunnen op verzoek een gewaarmerkte kopie van deze stukken ontvangen. 4.. Wijzigingsvoorstellen op de afhandelingsvoorstellen van de ingekomen stukken en brieven dienen schriftelijk ingediend te worden bij het presidium, via de griffie, uiterlijk woensdagmiddag 18.00 uur, voorafgaand aan de eerstvolgende raadsvergadering na verzending ervan. 5.. De voorzitter van de vergadering bekijkt op donderdagmiddag de voorgestelde wijzigingen op de ingekomen stukken. Wijzigingen die worden gesteund door fracties, zelfstandige leden en groepen die gezamenlijk 13 of meer raadsleden vertegenwoordigen, worden ingewilligd. Daarnaast kan de voorzitter op inhoudelijke gronden een wijzigingsvoorstel overnemen. 1. (Wijzigings)voorstellen die zich richten op de behandeling van een onderwerp in een raadssessie of raadsdebat worden tijdens de behandeling van dit sessieverzoek door de indiener toegelicht. Bij voorstellen die worden gesteund door fracties, zelfstandige leden en groepen die gezamenlijk 13 of meer raadsleden vertegenwoordigen, krijgt de indiener maximaal vier weken gelegenheid een motivatie aan te leveren. Wanneer de motivatie niet binnen deze termijn is aangeleverd, vervalt het sessieverzoek. 6.. Tijdens de eerstvolgende raadsvergadering na verzending van de agenda’s vindt, na mededeling van de overgenomen wijzigingsvoorstellen, vaststelling van de afhandelingvoorstellen plaats. Stukken waarvan alsnog besloten is deze te bespreken, worden door het presidium ingepland voor een raadssessie. 7.. Schrijvers van brieven die worden besproken, worden uitgenodigd voor de bijeenkomst waarin bespreking plaatsvindt.

Rechtspraak bij dit artikel