Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft in die vorm rechtskracht. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging, waarvoor namens het college van burgemeester en wethouders door de directeur bedrijfsvoering en dienstverlening een Handboek Vervanging, inclusief een vervangingsbesluit, dient te worden vastgesteld.
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een geauthenticeerde kopie gemaakt die door het organisatieonderdeel als minuut wordt bewaard.
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
informatiearchitectuur;
informatiebeveiliging en -geheimhouding;
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
Voor de beveiliging van informatie treft de manager van het organisatieonderdeel adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 5
Artikel 5
Onderdeel van Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer