De organisatie meldt het geplande evenement uiterlijk 15 werkdagen voor de datum van aanvang daarvan schriftelijk dan wel elektronisch op een daartoe bestemd (elektronisch) formulier aan de burgemeester met mededeling van:
de aard van het evenement;
dag en tijdstip waarop het evenement wordt gehouden;
de locatie waar het evenement wordt gehouden;
het te verwachten aantal deelnemers;
contactgegevens van de contactpersoon (naam, adres en ten minste 2 telefoonnummers waarop contactpersoon bereikbaar is);
de eventuele noodzaak tot het afsluiten van de weg (geldt niet voor evenement genoemd in artikel 3);
het eventuele Reglement van de overkoepelende organisatie, onder de licentie/auspiciën waarvan het evenement plaatsvindt.
Indien binnen tien werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier door de burgemeester geen tegenbericht is verzonden kan het evenement zoals gemeld plaatsvinden onder de voorschriften zoals opgenomen in dit besluit en de daarbij behorende bijlagen.
De contactpersoon van de organisatie is de eerstverantwoordelijke voor de naleving van de algemene regels en eventuele nadere voorschriften. De contactpersoon is in de periode gelegen tussen 1 werkdag voor het evenement en 1 werkdag na het evenement permanent bereikbaar en is tijdens het evenement als zodanig herkenbaar voor eventueel overleg met de politie en medewerkers van de gemeente.
Het van een bewijs van ontvangst voorziene meldingsformulier of een kopie daarvan is tijdens het evenement voor directe inzage op de betreffende locatie beschikbaar zijn en wordt na een daartoe strekkend verzoek onmiddellijk ter inzage gegeven aan een toezichthoudend controlerend ambtenaar.
Voor zover dat noodzakelijk is voor een goede naleving van de voorschriften stelt degene die de melding heeft gedaan alle medewerkers aan de activiteiten op de hoogte van die voorschriften. Degene die de melding heeft gedaan is verantwoordelijk voor de naleving van de bedoelde voorschriften.
De organisatie stelt bewoners en exploitanten van direct aan het terrein waarop het evenement plaatsvindt gelegen woningen en bedrijven uiterlijk één week van tevoren schriftelijk op de hoogte te stellen van de in het eerste lid bedoelde gegevens. Een kopie van de schriftelijke mededeling dient zo mogelijk bij de melding maar uiterlijk vijf werkdagen voor het evenement overgelegd te worden.
De organisatie verzekert zich tijdig en afdoende tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid. Een standaardaansprakelijkheidsverzekering wordt daartoe voldoende geacht. Een kopie van de polis dient bij de melding overgelegd te worden.
Artikel 5
Procedurele en andere algemene regels
Onderdeel van Aanwijzingsbesluit vergunningvrije evenementen ex 2:25, lid 2 APV