De informele afhandeling van een klacht en de voorbereiding van de formele afhandeling van een klacht door het bestuursorgaan geschiedt door:
de leidinggevenden voor klachten over medewerkers van hun atelier;
een lid van de directie voor klachten over hun leidinggevenden en van medewerkers die niet onder een leidinggevende vallen c.q. medewerkers van meerdere afdelingen ;
de gemeentesecretaris voor klachten over de directie;
de burgemeester voor klachten over de gemeentesecretaris;
de burgemeester voor klachten over (leden van) het college van burgemeester en wethouders;
de loco-burgemeester voor klachten over de burgemeester;
de voorzitter van de raad voor klachten over (leden van) de raad en de griffier;
de plaatsvervangend voorzitter van de raad of de raadsnestor voor klachten over de voorzitter van de raad;
de griffier voor klachten over medewerkers van de griffie.
Bij afwezigheid van de klachtbehandelaar neemt diens plaatsvervanger de afhandeling van de mondelinge klacht dan wel de (voorbereiding van de) afhandeling van het klaagschrift over.
Artikel 4 Mondelinge klachten
De bestuurder of medewerker die voor het eerst kennis neemt van een mondelinge klacht brengt de klager zo spoedig mogelijk in contact met de klachtencoördinator.