Het verantwoordelijk MT-lid is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de hele gemeente voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het verantwoordelijk MT-lid zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
de organisatie van het informatiebeheer
de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd
het aanwijzen van een archiefruimte
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een unieke identificatie van de informatie, een beschrijving van de informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd
het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
Het verantwoordelijk MT-lid zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Hoofdstuk
Artikel 2
Verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer
Onderdeel van Besluit informatiebeheer Gemeente Zwolle 2017